Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

Présentation de l'entreprise
ERP SERVICES est un bureau d'études spécialisé dans la détection et le géoréférencement des réseaux enterrés, les relevés topographiques, les inspections caméra de canalisations et les relevés par scanner 3D.

Nous intervenons auprès d'entreprises de travaux publics, de collectivités, de bureaux d'études et de grands donneurs d'ordre, en Île-de-France et sur l'ensemble du territoire national.

Dans le cadre du renforcement de notre organisation, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) polyvalent(e) pour accompagner le développement de l'entreprise et assurer la continuité de notre gestion administrative.

Vos missions
- assurer la gestion commerciale et relation clients
- réceptionner et traiter les demandes clients par téléphone et par e-mail.
- analyser les besoins exprimés et recueillir les informations nécessaires à l'établissement des devis.
- préparer et transmettre les devis commerciaux selon les consignes et tarifs de l'entreprise.
- assurer le suivi des devis envoyés et effectuer les relances commerciales.
- entretenir la relation avec les clients et assurer le suivi de leurs demandes.
- mettre à jour les dossiers et les informations dans le logiciel CRM Axonaut.
- organisation et suivi des interventions
- planifier et coordonner les interventions des techniciens.
- préparer les dossiers d'intervention et transmettre les documents nécessaires aux équipes.
- assurer le suivi administratif des chantiers et des interventions réalisées.
- faire le lien entre les clients, les équipes techniques, les sous-traitants et la Direction.
- participer à la rédaction et à la transmission des comptes rendus d'intervention.
- gestion administrative et facturation
- établir les factures et suivre leur règlement.
- effectuer les relances des factures impayées selon les procédures internes.
- assurer le classement et le suivi des documents administratifs.
- participer au suivi des factures fournisseurs et des opérations comptables dans Pennylane.
- mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi d'activité.
- appels d'offres et suivi de l'entreprise
- effectuer une veille des appels d'offres publics et privés.
- participer à la constitution des dossiers de candidature et des réponses administratives.
- mettre à jour les documents et mémoires techniques sur la base des informations fournies.
- participer au suivi des habilitations, des documents réglementaires et des dossiers des sous-traitants.
- assurer le reporting auprès de la Direction.
- polyvalence et continuité de service

Le poste implique une collaboration étroite avec les deux assistantes administratives déjà présentes dans l'entreprise.
Vous devrez progressivement maîtriser les principales procédures administratives et commerciales afin d'assurer la continuité du service pendant les congés ou absences.

Convention collective : Bureaux d'études techniques (Syntec)
Prise de poste : Dès que possible
Expérience appréciée dans une PME, un bureau d'études, une entreprise du bâtiment ou des travaux publics.
Capacité à prendre des initiatives dans le respect des procédures internes.
Une connaissance technique préalable de la détection de réseaux n'est pas indispensable.
Accompagnement à la prise de poste et formation aux logiciels et procédures internes (une formation aux activités et aux prestations de l'entreprise sera assurée).
Collaboration directe avec la Direction et l'équipe administrative.
Prime de vacances selon les dispositions conventionnelles et contractuelles applicables.

Nous recherchons avant tout une personne fiable, organisée, investie et souhaitant s'inscrire durablement dans une entreprise à taille humaine.
Pour postuler : transmettre un CV ainsi qu'une présentation de votre expérience en gestion administrative et commerciale.