Collaborateur/trice au responsable du secrétariat général (H/F)

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Gérer les missions du pôle courrier :
o Assurer la réception des plis du «courrier arrivé » :
o Récupérer l'intégralité du courrier de la collectivité, du Centre Communal d'Action Sociale (livraison du courrier par le facteur,
boîtes aux lettres interne et extérieure de l'Hôtel de Ville, boîte courriel de la Mairie).
o Ouvrir et estampiller les plis.
o Réceptionner et estampiller les colis.
o Ventiler le courrier dans les parapheurs.
o Numériser le «courrier arrivé » :
o Vérifier si les contrôles du courrier ont été réalisés par le responsable.
o Procéder à la numérisation complète du courrier arrivé.
o Diffuser le courrier arrivé auprès des services.
o Gérer la documentation professionnelle :
o Assurer le contrôle de la documentation professionnelle réceptionnée.
o Mettre à jour les ouvrages communs.
o Diffuser la veille juridique et environnementale (actualités intercommunales) sélectionnées par le responsable.
o Orienter les services dans leur demande de renseignements.
o Mettre en forme les courriers courants.
o Archiver les documents.
o Autres activités :
o Procéder au classement et à l'archivage des documents liés à l'activité du service.
o Suivre et renseigner les tableaux de gestion de l'activité du service courrier.
o Procéder à la distribution mensuelle des enveloppes à entête.
- Gérer les travaux administratifs de l'Assemblée Délibérante :
o Collecter les projets de délibérations auprès des services instructeurs.
o Rédiger les convocations.
o Constituer les dossiers de séances papiers et informatiques (contrôle des pièces annexes, mise en page, photocopies, Ixbus,
mise sous pli).
o Diffuser l'ordre du jour : presse, affichage et site Internet de la Ville.
o Préparer la salle pour le déroulement des séances.
o Projeter les dossiers lors de la séance, contrôler le comptage des votes des délibérations.
o Numériser les extraits de délibérations.
o Saisir les procès-verbaux, assurer leur diffusion sur le site Internet de la Ville.
o Transmettre les délibérations aux services pour notification.
o Assurer le suivi de la certification exécutoire des dossiers.
- Autres activités :
o Orienter les services dans leur demande de renseignements.
o Gérer la transmission des parapheurs de signatures vers la Direction Générale des Services et le cabinet du Maire.
- Préparer les actes pour les reliures et les publications obligatoires :
Les registres : « Arrêtés permanents du Maire » et « Délibérations et décisions » :
o Collecter les actes auprès des services
o Réaliser les sommaires, les paginations et le montage du registre sur une période d'annualité civile.
o Assurer la publication sur le site internet de la Collectivité
ACTIVITÉS EN REMPLACEMENT D'AGENT ABSENT
Niveau d'intervention 1
Affranchir le « courrier départ » et le déposer à la Poste.
Niveau d'intervention 2
- Gérer le suivi administratif des actes liés aux autorisation du droit des sols en lien avec l'urbanisme :
o Enregistrer les dossiers sur e-permis ou clicmap.
o Imprimer et mettre en parapheur les arrêtés ou les certificats d'urbanisme pour signature.
o Préparer la transmission des arrêtés sur Ixbus.
o Numériser les arrêtés sur Clicmap.
o Afficher l'état de dépôt des dossiers et décisions
- Gérer les activités de l'archivage :
Les versements :
- Guider les services dans cette tâche.
La consultation interne/externe :
- Réaliser des recherches de dossiers et de documents pour les services.

SPÉCIFICITÉS DU POSTE :
En raison des missions spécifiques liées au poste, il est obligatoire pour l'agent de faire preuve de discrétion professionnelle et
de respecter les obligations liées au secret professionnel.