Chargé(e) de gestion administrative et relation client (H/F)

CDD de 8 mois (jusqu'au 15 juillet 2027) - Temps plein, 35 h/semaine - Orsay (91) - Prise de poste : 16 novembre 2026
Rejoignez English Tree !
English Tree est un établissement d'enseignement situé à Orsay, réunissant une école maternelle bilingue français-anglais, une école de langues spécialisée dans l'enseignement de l'anglais et un centre de formation certifié Qualiopi.
Le poste en un coup d'œil
Vous êtes le premier contact de nos apprenants, de leurs familles et de nos entreprises clientes, et le relais administratif de la Direction. Inscriptions, devis, factures, plannings, suivi des formations : vous faites en sorte que tout soit clair, à jour et sans retard.
Le poste est rattaché à l'école de langues et au centre de formation.
Vos missions
1. Accueil et relation client
- Accueillir les familles, apprenants et entreprises sur place, par téléphone et par email ; présenter nos offres et les modalités d'inscription.
- Suivre chaque demande jusqu'à l'inscription, avec réactivité et un suivi personnalisé.
- Recueillir la satisfaction des clients et faire remonter les points d'amélioration à la Direction.
2. Gestion administrative et facturation
- Gérer les inscriptions, réservations et disponibilités sur SimplyBook.me ; tenir les dossiers clients et apprenants à jour.
- Établir les devis et les factures sur Pennylane, suivre les règlements et relancer les impayés (sans tenue de la comptabilité générale).
- Classer, vérifier et archiver les documents administratifs liés aux cours et aux formations.
3. Coordination des cours et amélioration continue
- Faire le lien entre les apprenants, les enseignants, les formateurs et la Direction.
- Participer à la programmation des cours, sessions et stages ; préparer les salles, les supports et le matériel.
- Proposer des améliorations simples de nos procédures administratives.
4. Communication et outils digitaux
- Créer sur Canva des supports de communication simples : affiches, flyers, visuels pour les réseaux sociaux, documents d'information pour les familles et les clients.
- Utiliser au quotidien nos outils digitaux : SimplyBook.me (réservations et plannings), Pennylane (devis et factures), outils bureautiques et collaboratifs.
- Utiliser les outils d'IA, dont Canva AI, pour rédiger emails, documents, visuels et synthèses, en vérifiant les contenus et en protégeant les données personnelles.
Votre profil
Indispensable
- Formation Bac+2 minimum en gestion, assistanat ou relation client (BTS SAM, BTS GPME, BTS NDRC ou équivalent), ou expérience équivalente.
- Une première expérience réussie, alternance comprise, en gestion administrative ou en relation client.
- Excellente expression écrite et orale en français.
- Aisance avec les outils digitaux : bureautique (traitement de texte, tableur, messagerie), plateformes en ligne et Canva pour réaliser des visuels simples.
- Rigueur, sens des priorités, discrétion et capacité à gérer plusieurs demandes à la fois.
Apprécié
- Bac+2 à Bac+5 en gestion, administration des entreprises, management ou commerce.
- Expérience en organisme de formation (Qualiopi, CPF, OPCO).
- Anglais professionnel, pour échanger avec notre équipe enseignante anglophone.
- Connaissance de Pennylane ou SimplyBook.me ; pratique de Canva AI et des outils d'IA générative.
Pourquoi nous rejoindre ?
- Un poste polyvalent, en lien direct avec la Direction, avec une vraie autonomie.
- Un environnement bilingue, aux côtés d'une équipe d'une vingtaine d'enseignants.
- Une structure à taille humaine où vos idées d'amélioration sont écoutées et mises en œuvre.
- Mutuelle d'entreprise et prise en charge des frais de transport.