Gestionnaire de scolarité (du second cycle du Diplôme, 4e année) (H/F)

CDD 7 mois
Démarrage à compter du 01/02/2027, jusqu'au 31/08/27
Catégorie : C Corps : Adjoint de recherche et formation (C2)
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Affectation : Sciences Po Strasbourg - Service des Études et de la Scolarité

Mission

L'agent est chargé de la gestion de la scolarité de la 4ème année du diplôme de Sciences Po Strasbourg : gestion des plannings, réservation de salle, organisation des examens et suivi des absences en conférences de méthode, interface entre les étudiants, l'équipe pédagogique et la direction, suivi du service fait.

Activités

Activité 1 : Gérer les plannings
- Elaborer et mettre en place les emplois du temps selon les disponibilités des enseignants, des salles et des choix d'option des étudiants
- suivi des annulations et rattrapages des cours et conférences de méthode
- Assurer la diffusion de l'information auprès des étudiants, des enseignants et des services concernés
- Mettre en place les groupes des conférences de méthodes en début d'année

Activité 2 : Assurer la réservation des salles pour le diplôme de l'IEP sur ADE

Activité 3 : Organisation des examens
- Elaborer et mettre en place le planning d'examens et le diffuser (affichages, mail et site internet) des deux sessions
- Organiser le contrôle des connaissances en fonction du règlement des études
- Contribuer à l'inscription aux examens avec l'informaticien et la Direction des Etudes sur le logiciel en ligne et faire les inscriptions pédagogiques sous Apogée
- Assurer l'organisation matérielle des examens (retour des sujets, reprographie, mise en place des salles, disponibilité des enseignants pour les examens oraux, lancement des épreuves écrites)
- Gérer les résultats sous le logiciel Apogée : collecter les notes, constituer les P.V., éditer et diffuser les attestations de réussite et relevés de notes
- Organiser les délibérations des jurys d'examens et leurs suites

Activité 4 : Assurer le suivi des absences des étudiants en conférences de méthode (TD)

Activité 5 : Assurer l'interface étudiants/chargés de conférences de méthode/Directeur/Directeur des Etudes et Responsable du service des Etudes
- Assurer la circulation de l'information entre les demandes des étudiants, des chargés de conférences de méthode, la Direction des Etudes et la responsable du service des Etudes : par exemple aménagement de la scolarité, reconnaissance d'un profil spécifique.
- Assurer une permanence pour l'accueil général

Activité 6 : Participer au paiement des intervenants statutaires et extérieurs et à l'organisation des déplacements des intervenants extérieurs
- Assurer la circulation de l'information auprès de la gestionnaire des heures et de la gestionnaire des déplacements
- Assurer l'effectivité du service fait par les intervenants

Compétences

a) savoir sur l'environnement professionnel :
- Connaître les règles générales de fonctionnement de l'université
- Connaître les règlements des Etudes et les maquettes des enseignements.
- Maîtriser les procédures en matière de construction et de gestion des emplois du temps, des inscriptions pédagogiques, de construction et de gestion des examens, de suivi des absences en conférences de méthode

b) savoir-faire opérationnel :
- Maîtriser les outils de bureautique (Excel, Word, messagerie électronique)
- Maîtriser APOGEE (IP et résultats)
- Maîtrise

c) savoir-faire comportemental :

- Avoir le sens de l'organisation et de la rigueur
- Être réactif, savoir gérer les priorités et les cas d'urgence
-Savoir être autonome et savoir travailler en équipe.
- Savoir rendre compte
- Savoir accueillir du public étudiant.
- Avoir le sens de l'écoute
- Savoir assurer la confidentialité des données
- Travailler en autonomie