Assistant H/F (H/F)

L'Agence de la biomédecine (ABM) est un établissement public administratif de l'État placé sous la tutelle du ministère chargé de la Santé. Elle encadre, supervise, accompagne et évalue les activités liées au prélèvement et à la greffe d'organes, de tissus et de cellules, ainsi qu'à la procréation, l'embryologie et la génétique humaines. Elle exerce également des missions d'expertise et des missions opérationnelles, dont certaines fonctionnent 24h/24 et 7j/7.

L'Agence compte environ 260 collaborateurs, principalement basés à Saint-Denis-La Plaine (93), ainsi qu'une cinquantaine d'agents répartis dans les services régionaux.

Environnement du poste

Vous rejoindrez la Direction opérationnelle du prélèvement et de la greffe (DPGOT), au sein de laquelle vous assurerez un rôle d'assistanat auprès de trois pôles : stratégie prélèvement greffe, national de répartition des greffons (PNRG) et évaluation-biostatistique.

Le PNRG assure notamment l'inscription des patients sur la liste nationale d'attente, la répartition et l'attribution des greffons aux niveaux national et international, ainsi que la gestion du registre national des refus.

Missions principales

En collaboration avec une autre assistante, vous assurez le secrétariat des trois pôles et contribuez à leur bon fonctionnement :

Secrétariat et gestion administrative :
- Gérer les agendas et plannings partagés des médecins et responsables de pôles.
- Organiser les déplacements professionnels via l'outil DOMINO (réservations et remboursements de frais).
- Rédiger, suivre et archiver les courriers et documents administratifs.
- Assurer l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et la transmission des messages.
- Assurer le suivi et l'archivage documentaire.
- Gérer les bons de commande dans SAP (congrès, interprétariat, transports de greffons, posters, relectures, traductions).

Organisation et suivi des réunions :
- Organiser les réunions internes et externes : réservation de salles, visioconférences via Zoom et accueil des participants.
- Envoyer les convocations et organiser les déplacements des participants externes.
- Préparer et diffuser les ordres du jour.
- Organiser les réunions préparatoires en amont des groupes de travail.
- Prendre des notes, rédiger, diffuser et archiver les comptes rendus.

Appui aux activités des pôles :
- Assurer le suivi des demandes d'avis d'autorisation d'activité en lien avec les médecins, les services régionaux, le service juridique et les autres directions concernées.
- Participer au renouvellement des collèges d'experts (rénaux, pancréatiques, cardio-pulmonaires et hépatiques).
- Assurer le secrétariat lié à l'organisation du don croisé.
- Contribuer à la continuité de service de la DPGOT, notamment en assurant le remplacement ponctuel de la secrétaire du directeur en cas d'absence.

Profil recherché

Vous êtes titulaire d'une formation en secrétariat médical ou d'un BTS en secrétariat et justifiez idéalement de 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et les outils numériques. La connaissance des logiciels Cristal et SAP constitue un atout. Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et la maîtrise de l'anglais serait appréciée.

Organisé(e), rigoureux(se) et polyvalent(e), vous savez gérer les priorités et vous adapter aux imprévus. Vous faites preuve d'autonomie, de réactivité, d'initiative et d'un excellent relationnel. Vous savez rendre compte de votre activité avec clarté et respecter les exigences de confidentialité et de discrétion professionnelle.

Informations complémentaires

- Contrat : Droit public, poste ouvert aux titulaires et aux contractuels.
- Rémunération : Selon expérience et niveau de diplôme, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires
- Télétravail : Jusqu'à 2 jours par semaine, sous réserve de validation.