Secrétaire médical / Secrétaire médicale

Mission générale du poste :
Planifie les activités (agenda des consultations, admission, et assure le suivi administratif (dossiers médicaux, convocations)

Activités générales
-Informer les familles et les personnes accompagnées du fonctionnement du DAMS, du déroulement des rendez-vous, des modalités d'accompagnement.
Organiser et planifier la prise de rendez-vous pour les visites médicales d'admission, visites médicales annuelles dans les agendas spécifiques.
-Conseiller la personne et ou sa famille lors de démarches administratives (constitution de dossiers, remplissage de formulaires, ...)
-Créer le dossier médical et le mettre à jour à chaque visite ou changement de situation sur le dossier informatisé afin d'en assurer l'actualisation et le suivi par la scannérisation des documents, des bilans et compte rendus médicaux, ...
Préparer et suivre les dossiers dans leur dimension administrative, constitution de dossier MDPH en collaboration avec les secrétaires médico-pédagogiques du DAMS, les médecins et l'équipe soignante, les chefs de service.
Rédiger les courriers destinés aux familles.
-Saisir et mettre en forme les documents relatifs au pôle santé (procédure, compte rendu de réunion, compte rendu médicaux)
-Réaliser la saisie des actes médicaux sur le logiciel correspondant à l'activité.
- Archiver les dossiers et autres documents administratifs en en assurant le référencement et la traçabilité.
Participer au recueil et suivi des données liées au pôle santé transmises aux autorités (ARSQ/ANAP/DG, ...)
Démarche Qualité
Mettre en œuvre les outils et procédures validés par l'établissement dans le cadre de la démarche Qualité et nécessaires à l'exercice de la mission.
Peut être amené(e) à participer aux travaux d'amélioration continue de la qualité du service.
Activités spécifiques
-Procéder à l'affranchissement, au tri du courrier.
-Organiser et suivre la gestion d'une documentation, d'une veille documentaire (tableau de suivi, procédures, ...)
Diffuser les informations aux différents professionnels (affichage, mails )
Réaliser des courriers ou des recherches ponctuelles à la demande des soignants et des responsables.
Créer les outils nécessaires à la communication opérationnelle au sein du pôle. - Assurer la remontée de l'activité.