SECRETAIRE DES ELUS (H/F)

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Au sein du Cabinet, vous accompagnez les élus de la majorité municipale dans l'exercice quotidien de leurs missions.

Véritable point d'appui administratif et organisationnel, vous contribuez au bon fonctionnement du secrétariat des élus et participez à la qualité de la relation avec les habitants, les partenaires et les différents interlocuteurs de la collectivité.

Ce poste vous permettra d'évoluer dans un environnement dynamique, au cœur de la vie municipale, où réactivité, sens du service, discrétion et qualités relationnelles sont essentiels.
Sous l'autorité du Chef de Cabinet, vous assurez notamment :

Assurer le secrétariat des élus

Rédiger, saisir et mettre en forme les courriers, notes et différents documents ;

Préparer les courriers à l'envoi et assurer leur mise sous enveloppe ;

Assurer le classement et l'archivage des documents et courriers ;

Veiller au bon suivi administratif des sollicitations adressées aux élus.

Être un interlocuteur privilégié des habitants et des partenaires

Assurer l'accueil téléphonique et physique ;

Écouter, renseigner et orienter les habitants, partenaires et différents interlocuteurs vers les services ou personnes compétents ;

Assurer la transmission des informations et contribuer au suivi des demandes.

Faciliter l'organisation quotidienne des élus

Planifier et prendre les rendez-vous ;

Participer à la gestion et à l'organisation des permanences des élus ;

Préparer les éléments nécessaires au bon déroulement des permanences ;

Contribuer au suivi administratif des différentes sollicitations.

Notre profil idéal
Vous disposez notamment des compétences suivantes :

Capacité à hiérarchiser les urgences et les priorités ;

Réactivité, autonomie et capacité à prendre des initiatives ;

Aisance dans les relations avec les habitants, les partenaires et les différents interlocuteurs ;

Capacité à identifier les demandes et à les orienter vers les bons interlocuteurs ;

Très bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de traitement de texte ;

Maîtrise des techniques de dactylographie ;

Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement institutionnel.

Vos qualités
Discrétion et respect de la confidentialité, indispensables dans l'exercice de vos fonctions ;

Sens de l'organisation et méthode ;

Rigueur et précision ;

Qualités relationnelles et sens de l'écoute ;

Goût du travail en équipe ;

Capacité d'adaptation ;

Disponibilité et réactivité.

Une formation dans le domaine du secrétariat ou de l'assistanat de direction est souhaitée.