Responsable administratif et financier / Responsable administrati (H/F)

Le Laboratoire de Génie Industriel (LGI) est l'une des 16 unités de Recherche de CentraleSupélec (Université Paris-Saclay). Il étudie les systèmes socio-techniques tout au long de leur cycle de vie. Composé de 83 chercheurs répartis en 4 groupes, il fonctionne autour de 5 thématiques transversales et de 7 chaires industrielles. Ses travaux contribuent directement à plusieurs Objectifs de Développement Durable (ODD) des Nations Unies.

Votre mission principale du poste sera la responsabilité administrative et financière du laboratoire comptant environ 120 personnes. Il est en cours de devenir une Zone à Régime Restrictif et en suit déjà les recommandations.
Vous devrez faire preuve de flexibilité afin de travailler en étroite collaboration avec la gestionnaire administrative et financière et d'assurer la redondance sur certaines activités qui doivent être suivies de manière continue. Vous serez placé(e) sous la responsabilité de la directrice du laboratoire.

A ce titre, vos activités seront les suivantes en gestion financière et en gestion administrative.
Gestion financière (en collaboration avec la directrice du laboratoire)
- Superviser et contrôler l'exécution budgétaire.
- Conseiller les chercheurs et responsables scientifiques sur les aspects financiers et
réglementaires.
- Gérer les opérations financières courantes : commandes, missions, gratifications de
stage, etc.
- Préparer et contrôler les actes financiers dans le respect des procédures.
- Produire et analyser les bilans, états financiers et tableaux de bord pour la direction
- Participer à la préparation des dossiers financiers des projets de recherche.
- Assurer la veille réglementaire et diffuser l'information auprès du gestionnaire.
- Participer aux différentes réunions organisées en interne et en externe.
- Contribuer au pilotage budgétaire global du laboratoire et au reporting.
- Organiser le classement et l'archivage des pièces comptables et des justificatifs des dépenses.
Gestion administrative (en collaboration avec l'assistante/gestionnaire) :
Il s'agit de garantir la continuité et la qualité du service en cas d'absence du gestionnaire et de partager sa charge de travail quand elle devient trop importante. Cela concerne :
- L'accueil des nouveaux arrivants
- L'identification des process adaptés à chaque nouvelle arrivée, rédaction des actes administratifs (dont l'instruction des dossiers de demande d'accès à notre Zone à Régime Restrictif), suivi de l'avancement des accords et signatures.
- L'accompagnement des nouveaux arrivants dans les démarches administratives
- Les commandes publiques
- La gestion des frais de déplacement des membres du laboratoire et des personnes invitées par le laboratoire, le suivi des missions terminées
- Les actions sur les référentiels
- L'organisation des soutenances de thèse
- La participation à l'organisation des évènements du Laboratoire

Profil recherché
Issu(e) d'une formation supérieure en comptabilité ou gestion financière, vous justifiez d'une expérience réussie à minima de 5 ans, avec une composante en management et idéalement dans l'enseignement supérieur.
Vous disposez d'une solide connaissance générale des techniques de la comptabilité publique et de la réglementation financière.
La connaissance de l'organisation et du fonctionnement du CNRS, d'un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel serait un plus.
Vous maitrisez les outils spécifiques dédiées à la gestion financière et comptable type « SIFAC » ou « GESLAB », un outil de gestion des déplacements (NOTILUS idéalement), et enfin, le pack
Office.
Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie. Vous démontrez des qualités relationnelles et managériales qui vous permettent de travailler, en équipe en suscitant son adhésion.