GESTIONNAIRE DES RÉCEPTIONS ET DES SALLES COMMUNALES (F/H)

Vous êtes placé(e) sous l'autorité du responsable du service administration générale au sein du pôle ressources mutualisées.
Vos missions principales consisteront à gérer les réceptions, les demandes de réservation de salles communales (4 sites principaux) ainsi qu'à encadrer 2 agents de service.

Les missions principales seront les suivantes :
1. Gestion des réceptions (40%)
- Organiser les réceptions (cérémonies diverses, vœux, inaugurations et autres évènements).
- Conseiller et accompagner les services dans l'organisation de leurs évènements.
- Planifier les demandes de prestations et faire le lien avec les différents services intervenants.
- Participer aux réunions de coordination avec les services et les partenaires.
- Effectuer les réservations de salles.
- Gérer la tenue des fichiers d'invités.
- Envoyer les invitations.
- Gérer les dotations pour les décorations officielles, distinctions honorifiques et autres présents.
- Assurer la préparation des pots et répondre aux autres sollicitations (café d'accueil, déjeuner de travail.).
- Gérer les stocks de denrées (alimentation, boisson).
- Passer les commandes spécifiques auprès des traiteurs et autres commerces de bouche.
- Constituer les équipes pour les réceptions.
- Assurer la mise en place des salles lors des réceptions ainsi que le service, le débarrassage, le nettoyage et le rangement.
- Veiller à l'application des règles d'hygiène et de sécurité au travail des équipes.
- Elaborer des outils de gestion et de suivi des réceptions (tableaux de bord, procédures, bilan des manifestations)

2. Gestion des demandes de réservation de salles communales (20%)
Vous travaillerez sur cette mission en binôme avec l'agent d'accueil du siège intervenant prioritairement sur les 5 premières tâches :
- Renseigner le public (disponibilité des salles, tarifs, capacité d'accueil, équipements disponibles).
- Gérer les plannings de réservation.
- S'assurer de la complétude des contrats de location.
- Remettre les clés.
- Suivre la facturation.
- Réaliser les visites des salles et les états des lieux.
- Contrôler l'état de propreté des locaux.
- Faire le lien avec les services sur les problématiques rencontrées et les besoins en travaux.
- Actualiser les contrats de location et la tarification.
- Construire des outils de gestion et de suivi de l'utilisation des salles (logiciel de gestion de salles, protocoles, bilan
d'activités annuel, inventaire des biens et du matériel sur les sites en location.).

3. Management de 2 agents de service
- Encadrer et animer une équipe de 2 agents de service.
- Planifier, organiser et superviser les activités et les instructions du service.
- Assurer la continuité de service en cas d'absence au sein de l'équipe.

Les autres missions consisteront à :
- Préparer et suivre le budget du service (sourcing, devis, factures).
- Assurer ponctuellement et par roulement le remplacement de l'agent d'accueil du siège

Profil recherché :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et des règles protocolaires.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Bonnes qualités rédactionnelles.
- Sens de l'organisation, de l'anticipation, esprit d'initiative et rigueur.
- Autonomie, dynamisme et capacité d'adaptation.
- Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe.

Conditions d'emploi et de rémunération :
- CDD de 1 an.
- 60 %. : le lundi et le vendredi (3ème jour à définir).
-Travail ponctuellement en soirée et le week-end.
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire (IFSE mensuelle et CIA annuel).
- Participation employeur : prévoyance et santé ou titres-restaurant (dès 6 mois d'ancienneté).

Prêt(e) à relever le défi ? Envoyez-nous votre candidature (CV et lettre de motivation obligatoire à l'attention de Monsieur Le Président - avant le mardi 10 novembre 2026 par mail.
Les entretiens auront lieu jeudi 19 novembre 2026.