Gestionnaire de copropriété

Rattaché(e) au Président du GIE, le gestionnaire de copropriétés assure la gestion administrative, technique, financière, juridique et relationnelle d'un portefeuille d'immeubles en copropriété. Il/elle veille à la bonne exécution des décisions d'assemblée générale, à la valorisation du patrimoine et à la satisfaction des copropriétaires. Il/elle l'interlocuteur privilégié des copropriétaires.
Vos missions seront notamment les suivantes :
Assurer la gestion administrative des copropriétés
- Animer et organiser les réunions avec le conseil syndical
- Préparer, convoquer et animer les assemblées générales
- Rédiger les procès-verbaux des assemblées générales
- Rédiger les courriers et comptes rendus destinés aux copropriétaires
- Suivre les contrats des prestataires
- Lancer les appels d'offres pour les contrats, négocier les prix, validation des contrats.
- Assurer la mise à jour des documents administratifs des copropriétés
- Mettre en place les nouvelles copropriétés (demande devis, réunion, acquéreurs, souscription contrats, création budget, création informatique)
- Assurer la gestion des procédures juridiques avec les avocats, huissiers, experts
- Participer à la veille juridique et réglementaire
- Répondre aux demandes et réclamations des copropriétaires.
- Informer régulièrement les copropriétaires sur la gestion de l'immeuble
- Assurer une communication claire et transparente avec l'ensemble des copropriétaires de manière à assurer la pérennité des mandats de son portefeuille.
- Assurer le lien entre les copropriétaires et différents interlocuteurs (avocat, promoteurs, experts, entreprises)
Assurer le suivi comptable et financiers des copropriétés
- Préparer les budgets prévisionnels en concertation avec le conseil syndical
- Suivre l'exécution des budgets et des dépenses avec le/la comptable
- Valider les factures, vérifier la bonne imputation des comptes comptables
- Proposer des honoraires complémentaires
- Assurer le suivi des impayés des copropriétaires en collaboration avec la comptable
- Vérifier les comptes avec le conseil syndical et la comptable
- Présenter les comptes lors des assemblées générales
- Constituer les dossiers pour les emprunts collectifs
- Préparer les états datés
Assurer le suivi technique des copropriétés
- Coordonner les interventions des prestataires pour l'entretien courant
- Suivre la réalisation des travaux votés en assemblée générale
- Gérer les sinistres (déclarations, suivi des réparations, relation avec les assurances)
- Effectuer des visites régulières des immeubles pour anticiper les besoins d'entretien
- Veiller au bon entretien des installations techniques en mandatant les entreprises concernées.
- Conseiller les copropriétaires dans la maintenance et la valorisation de leur patrimoine et proposer des actions.
- Réception des parties communes avec le promoteur et le conseil syndical et suivi des réserves affectant les communs.
- Assurer la gestion si nécessaire du personnel de la copropriétés (gardiens, employés d'immeuble)

Savoir
- Connaissance de l'organisation et du secteur d'activité
- Connaissance des procédures internes
- Connaissances juridiques, techniques et financières liées à la gestion de copropriété
- Connaissance des spécificités du patrimoine
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques et de gestion
- Capacité à gérer les priorités et les urgences
- Capacité à communiquer efficacement et à entretenir des échanges fluides avec les interlocuteurs internes et externes
- Capacité à rédiger et synthétiser des informations
- Capacité d'analyse
- Capacité de négociation
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Savoir-être
- Rigueur, autonomie et sens des responsabilités.
- Organisation et réactivité
- Esprit d'équipe, sens du service
- Discrétion
- Respect de la confidentialité
- Bon relationnel

Formation et qualification
- Formation Bac +2 en Professions Immobilières
- Expérience en syndic ou transaction