Chef de service des affaires générales (H/F)

Activités principales :
Sous la responsabilité de la directrice et dans le respect du projet d'établissement, le Responsable des services
généraux organise et pilote les activités de gestion budgétaire et comptable, de gestion des ressources humaines,
de secrétariat général, de logistique et de sécurité des locaux et bâtiments.
A ce titre, il veille :
- Au bon fonctionnement de ces activités et à la bonne organisation des 4 pôles du service dont il est
responsable : le pôle administratif, composé de 3 ETP, le pôle technique et entretien des espaces verts
composé de 2 ETP jardiniers et 2 ETP ouvriers techniques, le pôle entretien des locaux et lingerie composé
de 4 ETP et le pôle restauration composé de 2 ETP ;
- Au respect des normes de qualité, d'hygiène et de sécurité en vigueur : sécurité incendie, sécurité alimentaire,
conditions de travail des personnels, conditions d'accueil et d'hébergement des usagers.
1. Pilotage de l'activité :
- Organiser l'activité du service, programmer les activités, établir les plannings
- Encadrer et animer les équipes
- Superviser les activités
- Elaborer les procédures et garantir leur bonne application
- Evaluer les actions menées par le service et proposer des axes d'amélioration
- Elaborer le rapport d'activité concernant les éléments suivis par le service
- S'inscrire dans une équipe de direction et prendre les relais en cas d'absence
- Veiller à la continuité de l'activité en favorisant la polyvalence
2. Gestion financière et budgétaire :
- Préparer les éléments pour élaborer en lien avec la Directrice, le budget de l'établissement, suivre et analyser
son exécution
- Elaborer les documents budgétaires et de bilan
- Proposer les besoins d'investissement pour établir en lien avec la Directrice, la programmation pluri-annuelle
- Garantir la bonne exécution budgétaire et comptable
- Veiller au respect des procédures budgétaires, comptables et de la commande publique
- Assurer la fonction de suppléant-e sur la Régie financière
3. Gestion des ressources humaines :
- Veiller à la gestion des ressources humaines : suivi des effectifs et des dossiers des personnels,
recrutement, formation, . en lien avec le Service des Ressources Humaines de la Ville
- Préparer et suivre le plan de formation
- Assurer la coordination des questions de santé et sécurité
4. Gestion logistique et bâtimentaire :
- Garantir l'accueil physique et téléphonique, les missions de secrétariat général
- Assurer le bon fonctionnement des services logistiques : restauration, entretien des locaux et des espaces
extérieurs
- Mettre en œuvre le programme de travaux et veiller à son application par les équipes techniques
- Veiller au suivi des opérations de maintenance et de sécurité des installations et équipements de
l'établissement
- S'assurer de la tenue à jour des documents et procédures
5. Fonction de communication
- Animation avec la Directrice des instances de participation au sein de l'établissement
- Diffusion des informations, analyse les enquêtes de satisfaction à destination des usagers
- Développe et maintien le réseau de partenaires
Travail du lundi au vendredi et adaptation selon les nécessités de service / horaires modulables
Membre de l'équipe de direction, le/la Responsable des services généraux assure des astreintes
Régime de congés : 25 jours congés annuels (+2 CA de fractionnement sous conditions d'acquisition), 21 RTT.
Régime indemnitaire / Indemnisation des astreintes
Obligations liées au secret professionnel
Sens des responsabilités, de l'organisation, de la priorisation et de l'autonomie, Bonnes connaissances dans les domaines d'activité du poste et notamment en gestion bâtimentaire, sécurité des ERP, les travaux, Savoir manager, animer des
équipes et développer leurs compétences