Chargé(e) services généraux/accueil (H/F)

*** à compétences égales, priorité aux demandeurs d'emploi titulaires de la Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé ***

RAINBOW (Neuilly-sur-seine) :

Accueil et orientation
Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, clients et collaborateurs
Gérer le standard téléphonique : réception, filtrage et transfert des appels
Veiller à la bonne présentation et à la convivialité de l'espace d'accueil

Gestion administrative
Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis entrants
Préparer les envois postaux, plis, recommandés et coursiers
Participer à la gestion des fournitures de bureau et à la logistique courante
Apporter un soutien ponctuel aux services administratifs (RH, comptabilité, direction)

Support logistique et coordination interne
Accueillir et accompagner les candidats en entretien ou les visiteurs externes
Assurer la liaison entre les différents services pour les besoins courants
Participer ponctuellement à l'organisation d'événements internes

DELOITTE (La Défense)

Reprographie/Gestion des équipements
Gestion des stocks Impression et reproduction de documents
Respect des délais
Vérifier la qualité des reproductions pour s'assurer que les documents imprimés ou copiés sont conformes aux standards
Support aux utilisateurs

GRDF (Saint-Denis)

Veiller à la bonne disposition de la salle : Gestion des réservations de la salle « cabane » et de « l'espace du fond » sur un outils de gestion de type teams
Orientation et support logistique des visiteurs
Collecte de données (visiteurs, feedbacks, contacts) : chargé recueillir la satisfaction des utilisateurs et visiteurs du M95 en les invitant à répondre aux questionnaires accessibles via la Solution Octomine
Responsable de la préparation du reporting qui sera soumis à la validation du Chef de projet i-We
Création d'affiches de communication pour les espaces du M95 (salle du fond et cabane)
Captation vidéo des évènements en hybride (6h par mois max) en remplacement de l'accueil ( Autogestion)
Mise en relation avec les traiteurs et ou demande de devis
Gestion du showroom dans le continuité de l'existant
Posture et démarches d'amélioration continue sur la prestation d'accueil (continuité de l'existant)
Promotion de la programmation au sein du lieu
Création d'affiches sur site
Post des événements sur le Yammer de l'entreprise

Durée hebdomadaire: 35H
Plage horaires: 8h30 - 17h00 avec 1h de pause déjeuner ( à déterminer par planning)

Contraintes aux postes:
RAINBOW : Alternance assis/debout
DELOITTE: Travailleur isolé
GRDF: Travail sur écran, mise en place d'espace de réunion, chaises, tables.

Savoir-faire :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels de reconnaissance vocale
Maîtrise du matériel audio, informatique et d'enregistrement
Bonne orthographe, aisance rédactionnelle et maîtrise de la dactylographie
Aisance téléphonique et connaissance des règles d'accueil, de protocole et de confidentialité
Capacité à organiser, coordonner les activités, suivre les indicateurs et gérer les priorités
Capacité à faire face aux imprévus

Savoir-être :
Sens de l'accueil et du service client
Qualités relationnelles, écoute et disponibilité
Rigueur, fiabilité et autonomie
Discrétion et respect de la confidentialité
Présentation soignée et attitude professionnelle
Réactivité, adaptabilité et polyvalence
Esprit d'équipe et bienveillance