Chargé de production et de l'accueil des artistes (H/F)

Missions générales du poste :
Le-la chargé-e de production et de l'accueil des artistes coordonne l'accueil des équipes artistiques et techniques reçues par le CDN dans le cadre de la programmation et de la production. Par son travail, il-elle participe à faire du CDN un lieu de travail chaleureux pour les artistes et les technicien-nes.
Sous la responsabilité du Directeur des productions, il-elle exercera ses fonctions au sein du pôle artistique qui comprend cinq collaborateur-rices, et travaille étroitement avec l'ensemble de l'équipe du CDN, en particulier le pôle administratif.

Organisation de l'accueil & de la logistique des équipes programmées ou en résidence

-Être garant-e de l'organisation de l'accueil des artistes au CDN (faire le lien entre les équipes externes et internes) ;
-Être garant-e de l'accueil des équipes programmées :
-Organiser les déplacements locaux des équipes artistiques accueillies : prévoir l'arrivée des équipes, les accueillir en gare ou leur communiquer les informations nécessaires pour qu'elles rejoignent leurs hébergements ;
-Préparer les feuilles d'accueil, les diffuser aux équipes accueillies et à celle du CDN ;
-Elaborer et mettre en place le catering, café d'accueil et veiller à la bonne tenue des loges en amont et pendant la présence des équipes ;
-Organiser, en lien avec le-la Responsable du bar, les repas des compagnies accueillies et les pots de première.

Gestion des hébergements des artistes et technicien-nes
-Assurer la répartition des équipes artistiques dans les différents hébergements du CDN ou chez les prestataires hôteliers ;
-Renseigner et tenir à jour le planning d'occupation des hébergements du CDN dans un souci d'optimisation ;
-Réserver et négocier les hébergements supplémentaires nécessaires à l'accueil des équipes ;
-Planifier les intervenants extérieurs pour l'entretien des hébergements (locaux, linge, etc.) en fonction de leur occupation ;
-Veiller à la bonne tenue des hébergements, planifier et suivre en lien avec le service technique les menus travaux à réaliser.

Suivi administratif

-Négocier et rédiger les conventions et de résidence avec les compagnies, en lien avec les services concernés et les compagnies ;
-Rédiger les contrats de coproduction et assurer le suivi de signature ;
-Suivre le budget de certains accueils en résidence ;
-Être régisseur-euse d'une régie de dépenses ;
-Gérer les relations avec les différents prestataires (stocks et approvisionnement du catering, approvisionnement en linge propre des appartement.) ;
-Suivre les réservations auprès des hôtels et gites ;
-S'assurer du bon suivi des factures des prestataires, les transmettre au service administratif ;
-Etablir des statistiques permettant d'évaluer le fonctionnement de l'accueil des artistes et de l'améliorer.
-Mettre à jour les plannings et les outils de suivi d'accueil des équipes.

Profils recherchés
-Titulaire d'un diplôme supérieur en production du spectacle, gestion de projets culturels ou assimilé ;
-Poste ouvert aux jeunes diplômé-es justifiant de quelques expériences.

Compétences requises
-Permis de conduire B ;
-Capacité de gestion de planning ;
-Maîtrise du pack office

Qualités requises
-Capacité relationnelle en face à face et au téléphone ;
-Capacité de négociation, d'organisation et d'anticipation ;
-Capacité à travailler en équipe ;
-Réactivité, adaptabilité ;
-Autonomie ;
-Sens de l'accueil ;
-Des disponibilités sont demandées régulièrement en soirée et les week-ends (au siège ou en tournée).