ASSISTANTE DE DIRECTION POLYVALENTE (H/F)

Dans le cadre du développement de son activité, MTE - Maintenance Technique Énergie, société spécialisée dans la maintenance technique des bâtiments et les installations énergétiques, recherche un(e) Assistant(e) de Direction Polyvalent(e) pour accompagner son Président et contribuer au bon fonctionnement administratif et commercial de l'entreprise.

Véritable bras droit du Président, vous occuperez un poste central au sein de la société et interviendrez sur des missions variées nécessitant autonomie, réactivité, rigueur et sens de l'organisation.

Vos principales missions

1. Assistant de Direction et accompagnement du Président

Assurer l'assistanat quotidien du Président et faciliter l'organisation de ses activités.

Gérer ses courriels, correspondances, appels téléphoniques et son agenda.

Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, documents et comptes rendus.

Préparer les réunions, organiser les rendez-vous et assurer le suivi des décisions et actions à mener.

Centraliser, traiter et transmettre les informations auprès des différents interlocuteurs internes et externes.

Anticiper les besoins du Président et assurer le suivi opérationnel des dossiers qui lui sont confiés.

2. Gestion administrative et services généraux

Assurer le bon fonctionnement administratif et matériel de la société.

Gérer les commandes de fournitures, équipements et prestations nécessaires à l'activité, en lien avec le Directeur administratif.

Assurer le classement, l'archivage et le suivi des documents administratifs.

Participer à l'amélioration et à la structuration des procédures internes.

3. Facturation et suivi administratif

Préparer et établir les factures clients en lien avec la Direction administrative.

Assurer le suivi administratif de la facturation et la bonne transmission des documents aux clients.

Effectuer les relances administratives auprès des clients, notamment pour l'obtention des documents ou informations nécessaires à la facturation.

Veiller à la bonne transmission des pièces et informations nécessaires au suivi comptable.

4. Assistant commercial et développement de l'activité

Accompagner le Président dans ses démarches de prospection et de développement commercial.

Identifier et rechercher de nouveaux prospects.

Constituer, mettre à jour et suivre les fichiers de prospection.

Préparer et envoyer les plaquettes commerciales, présentations et supports de communication.

Organiser les rendez-vous commerciaux et assurer leur suivi.

Effectuer les relances auprès des prospects et clients dans le cadre du suivi commercial.

Participer à la préparation des dossiers et présentations commerciales.

Profil recherché

De formation Bac +2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent, vous justifiez idéalement d'une expérience de 1 à 2 ans sur un poste similaire, nécessitant polyvalence et autonomie.

Compétences attendues :

Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint.

Très bonnes capacités rédactionnelles et excellente orthographe.

Aisance téléphonique et qualités relationnelles.

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à hiérarchiser les priorités.

Bonne connaissance des processus administratifs et de facturation.

Une expérience dans le secteur du bâtiment, de la maintenance ou des services techniques serait appréciée.

Qualités personnelles indispensables :

Autonomie, prise d'initiative et sens de l'anticipation.

Organisation, rigueur et fiabilité.

Réactivité, polyvalence et capacité d'adaptation.

Discrétion et respect de la confidentialité.

Sens du service, esprit d'équipe et excellent relationnel.

Capacité à trouver des solutions et à gérer les imprévus.

Ce que nous proposons

Un poste polyvalent et responsabilisant, au contact direct du Président, avec une réelle implication dans le fonctionnement quotidien