Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

L'entreprise SP2SE recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et comptable pour compléter l'équipe.

QUALITE
- Assister la responsable administrative et comptable
- Traiter avec méthode l'information et le traitement des données
- Avoir le sens du détail et de la rigueur dans le traitement des données et leur suivi
- Chercher à comprendre, analyser et synthétiser (donner du sens à son travail)
- Tendre vers une capacité d'autonomie, adaptation et implication
- Curiosité
- Goût de la relation humaine et communication fluide et ouvert(e) à l'échange sur de nouvelles observations, tendances
- Envie de s'intégrer dans l'équipe et la culture d'équipe : capacité à collaborer

COMMUNICATION INTERNE
- Organisation des réunions hebdomadaires de suivi interne et mise à jour du tableau de suivi
- Assister pour les relances internes pour respecter les échéances clients
- Veille mail : traitement et transfert le cas échéant au responsable interne de l'affaire
- Enregistrement PJ
- Classement rigoureux des opérations et documents
- Courriers : suivi quotidien préparation de réponses et scan
- Assister dans la mise en œuvre de la démarche QVCT

COMMUNICATION EXTERNE
- Répondre aux mails et préparer les courriers de réponses
- Mettre à jour les références

APPEL D'OFFRES :
- Veille quotidienne
- Assistance dans la préparation administrative du dossier
- Assistance MAJ pièces adm et dépôt sur sites
- Assistance dans le traitement des dossiers cotraitants : préparation des pièces pour les co-traitants
- Dossier de références : mise à jour au fur et à mesure des dossiers
- Assistance au Dépôt des dossiers

GESTION COMPTABILITE
- Assistance suivi paiement et relances
- Assistance Gestion des paiements prestataires
- Assistance Gestion des paiements des co-traitants
- Assistance relance comptable et suivi bilan
- Assistance relations fournisseurs : consultation, négociation et suivi paiements, etc.
- Assistance suivi fournisseurs, fournitures, relationnel, imprimante, imprimeur, assurances, nettoyage, protection incendie etc

SUIVI OPERATIONS
- Mise en place répertoire suivi opération
- Création des registres journaux
- Assistance suivi DP prévention
- Préparation des CISSCT et envoi convocation et CR : anticipation de l'organisation salle, etc.
- Suivi VIC et PPSPS et mise à jour coordonnées et sur Registres Journaux, scan, etc.
- Assistance préparation PGC et DIUO, analyses de risques : préparation administrative

REGISTRES ET SUIVIS (ET RELANCE)
- Répertoires : suivi Excel et Outlook + archireport
- Envois et suivis des fiches accueils

SUIVI PERSONNEL
- Suivi visite médicale
- Suivi des congés et RTT
- Suivi des heures

Nous recherchons une personne ayant une expérience confirmée dans le bâtiment et maîtrisant les appels d'offres.
La rigueur, l'anticipation, l'autonomie et une bonne logique comptable sont essentielles pour ce poste.
La maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et SharePoint, est indispensable.

POSTE :
CDI à 80% (la répartition des horaires est à définir ensemble)
Rémunération à définir selon profil et expérience

Une immersion en entreprise d'une semaine pourra être mise en place avant la prise de poste.