Secrétaire

Le FAM Le Vert Galant (CAP DEVANT !) accompagne 37 adultes en situation de handicap moteur avec troubles associés. Établissement engagé dans une démarche d'amélioration continue et de transformation de l'offre, il recherche un(e) Agent administratif(ve) pour rejoindre son équipe support.

Sous la responsabilité du Directeur et en lien avec le Directeur adjoint, l'équipe de direction et l'ensemble de l'équipe pluridisciplinaire, vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'établissement et contribuez à la qualité de l'accompagnement des personnes accueillies.

MISSIONS :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique (résidents, familles, partenaires, prestataires, candidats)
- Gérer le courrier entrant et sortant (tri, enregistrement, envoi, suivi)
- Assurer le secrétariat de direction : rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, notes, comptes rendus, plannings, tableaux de bord
- Constituer, mettre à jour et archiver les dossiers administratifs des résidents et salariés dans le respect du RGPD et de la confidentialité
- Assurer le suivi administratif des admissions, sorties, hospitalisations et mouvements des résidents
- Gérer les commandes de fournitures, consommables et petits matériels ; suivre les stocks
- Assurer le suivi administratif des contrats de maintenance, prestataires et interventions techniques
- Préparer, suivre et clôturer les dossiers administratifs liés aux instances (CVS, CSE, réunions de direction, évaluations HAS)
- Suivre les documents obligatoires (contrats de séjour, projets personnalisés, DIPC, règlement de fonctionnement, livret d'accueil...)
- Contribuer à la préparation des éléments variables de paie et au suivi des absences en lien avec le service RH du siège
- Assurer la gestion administrative du personnel de proximité : dossiers d'embauche, contrats, visites médicales, formations
- Participer au suivi budgétaire et à la préparation des éléments comptables en lien avec le siège
- Assurer la saisie et le suivi des factures fournisseurs, notes de frais et régies
- Renseigner les tableaux de bord d'activité et indicateurs de suivi
- Participer à la démarche qualité, à la mise à jour des procédures et à la préparation des évaluations HAS
- Contribuer à la fluidité de la communication interne entre les services
- Être force de proposition dans l'optimisation des process administratifs et la dématérialisation des documents

PROFIL :
- Formation Bac à Bac+2 en administration, secrétariat ou gestion (BTS SAM, GPME, assistant de direction ou équivalent)
- Expérience sur un poste similaire, idéalement dans le secteur médico-social ou associatif, appréciée
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les outils numériques (DUI, logiciels RH, GED)
- Bonne maîtrise du français écrit et oral
- Connaissance du secteur médico-social et de la CCN66 appréciée

QUALITÉS : rigueur, sens de l'organisation, autonomie, discrétion professionnelle, sens de l'accueil, capacités relationnelles, esprit d'équipe, adaptabilité, réactivité, sens des priorités, respect de la confidentialité, engagement éthique.

CONTRAT : CDI, temps plein (35h/semaine), rémunération selon la CCN66. Prise de poste immédiate.