Secrétaire Polyvalent (H/F)

Les missions du poste
Êtes-vous prêt(e) à accueillir les clients et à faire avancer leurs dossiers sans laisser un détail de côté ?

Dans ce poste, vous êtes le premier contact en agence et le relais entre les clients, les équipes internes et les interlocuteurs externes. Vous suivez les demandes du premier appel jusqu'au traitement administratif.

Vos missions s'articulent autour de trois priorités : accueil, suivi administratif et gestion des dossiers après-vente.

Les demandes arrivent en continu. Il faut trier, relancer, vérifier les pièces et garder une trace fiable de chaque échange.

- Accueillir, orienter et renseigner les clients au téléphone et en face à face.
- Gérer les appels entrants, les messages et les demandes à rappeler.
- Constituer, vérifier et mettre à jour les dossiers clients.
- Préparer les factures, contrôler les éléments et suivre les encaissements.
- Suivre les dossiers d'assurance et recueillir les pièces nécessaires.
- Transmettre les informations aux services concernés et assurer le suivi.
- Classer les documents et maintenir un dossier administratif à jour.

Les informations circulent vite entre l'accueil, la facturation, l'assurance et les services concernés.

Le poste demande de la rigueur, mais aussi une présence simple et rassurante auprès des clients.

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Le profil recherché
Ce poste demande de la méthode, une vraie aisance relationnelle et un sens du détail constant.

- Vous maîtrisez les outils bureautiques et savez apprendre un logiciel interne rapidement.
- Vous êtes à l'aise au téléphone, avec une expression orale claire et posée.
- Vous gérez plusieurs dossiers simultanément avec méthode et vigilance.
- Vous traitez la facturation et les documents avec précision.
- Vous faites preuve de discrétion, d'autonomie et de réactivité au quotidien.
- Vous gardez un contact simple et professionnel avec les clients comme avec les équipes.
- Une expérience en accueil administratif, secrétariat, relation client ou concession automobile est appréciée.