Secrétaire comptable

MISSIONS DU POSTE :
- Accueil du public : physique, téléphonique et informatique
- Participer à la réalisation du courrier, frappe, envoi et classement
- Gestion des commandes
- Participer aux temps de formations, journées d'études.
- Participation aux réunions institutionnelles
- Réception, ciblage, diffusion et traitement au besoin, de toute information.
- Élaboration de documents et tableaux utiles au fonctionnement de l'établissement/service (y compris version FALC)
- Mobilité sur le dispositif pour les besoins des établissements et services.

ACTIVITES LIEES AU POSTE :
- Plan de formation (inscription, organisation, suivi des remboursements).
- Gestion de la caisse
- Référencement et engagement des dépenses, dépôt des documents sur la GED.
- Suivi facturation établissement et Food-truck, en lien avec le siège associatif
- Collecte et transmission des données dans le cadre des enquêtes sur la scolarisation pour l'E.N, l'A.R.S. .
- Déclarations et suivis des sinistres auprès des assurances.
- Réponses à établir dans le cadre des reclassements suite à une inaptitude
- Gestion des commandes fournitures de bureaux, produits d'entretien, matériels divers en fonction des besoins
- Organisation des évènements de l'établissement
- Secrétariat du CVS
- Gestion des absences des personnes accueillies et des effectifs cantine au besoin
- Participation à la construction de projets transversaux
- Participation à la démarche qualité en vue de l'évaluation
- Archivage administratif des documents liés aux salariés et à la comptabilité.
- Lien permanent avec le service administratif et l'équipe de Direction

LIEN HIERARCHIQUE: Président de l'association Joseph Sauvy, Directeur Général de l'association, Directeur de la Plateforme Handicap et Parcours, Directeur de l'établissement, Directeur adjoint, Chefs de service de l'établissement

COMPETENCES REQUISES
- Générales :
- Connaissances générales des textes de références du médico-social : (Loi 2002-2 et Loi 2005.)
- Connaissances spécifiques à l'établissement : règlement intérieur, projet d'établissement, Contrat de Séjour, référentiels internes (règlement de fonctionnement, livret d'accueil, site internet), règles de sécurité et de confidentialité et outils institutionnels de communication (intranet).

Savoir-faire :
- Savoir représenter l'association dans toutes ses formes de communication.
- Capacités à travailler en équipe, coordonner ses activités avec celles de ses collègues et identifier les besoins en informations.
- Capacités d'adaptation et de créativité (adapter sa pratique professionnelle aux situations).
- Capacités à rendre compte en structurant les informations.
- Capacités à prendre des initiatives dans le cadre de sa mission.
- Capacités à actualiser ses connaissances et à rechercher de nouvelles techniques.
- Maîtrise de soi au regard des personnes accompagnées.
- Rigueur et ponctualité.
- Connaissance et utilisation des logiciels définis.

Savoir-faire relationnel :
- Respect des règles de confidentialité et de réserve relatives à la discrétion professionnelle.
- Accueillir le jeune et sa famille, les partenaires et établir une relation respectueuse en apportant ses connaissances et son expérience professionnelle.