Secrétaire-assistant.e des élu.e.s (H/F)

Présentation du poste

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un(e) secrétaire assistant(e) de CMCAS pour assurer l'appui administratif et organisationnel auprès du président et des instances élues.

Sous l'autorité du chef de cabinet, vous contribuez au bon fonctionnement des instances, à la qualité des productions écrites, au traitement des opérations administratives et financières ainsi qu'à la coordination de la communication interne.

Ce poste nécessite d'excellentes qualités rédactionnelles, une grande rigueur et une capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.

Vos missions principales

1. Secrétariat des instances et rédaction administrative

Préparer et organiser les réunions des bureaux, conseils d'administration et différentes commissions.

Prendre des notes et rédiger les procès-verbaux des réunions, en veillant à la fidélité des échanges, à la précision des décisions et à la qualité rédactionnelle.

Rédiger, relire et mettre en forme les courriers, comptes rendus, notes et autres documents administratifs.

Collecter et diffuser les documents préparatoires aux réunions.

Assurer le suivi administratif, le classement et l'archivage des documents.

2. Gestion administrative et financière

Assurer le traitement administratif des factures et des notes de frais : vérification des pièces justificatives, suivi et transmission selon les procédures internes.

Participer aux opérations courantes de gestion et de trésorerie, en lien avec les services concernés.

Assurer le suivi de différents dossiers administratifs liés au fonctionnement de la CMCAS.

3. Coordination du journal interne

Coordonner les contributions des différents acteurs intervenant dans la réalisation du journal interne.

Recueillir les informations et contenus nécessaires à sa préparation.

Assurer les relances et le suivi des contributions dans le respect des échéances.

Participer à la relecture, à la consolidation et à la préparation des contenus avant leur diffusion.

4. Assistance et organisation quotidienne

Gérer l'agenda et les rendez-vous du président de la CMCAS.

Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des courriers.

Faciliter la circulation des informations entre les élus, les équipes et les différents interlocuteurs.

Apporter un soutien administratif et logistique aux instances.

Profil recherché

Compétences particulièrement attendues :

Excellente maîtrise du français écrit : orthographe, grammaire et syntaxe irréprochables.

Très bonnes capacités de prise de notes, de synthèse et de rédaction de procès-verbaux et comptes rendus.

Capacité à traiter des documents financiers, notamment des factures et notes de frais, avec méthode et fiabilité.

Aptitude à coordonner plusieurs interlocuteurs, à collecter des informations et à respecter les délais.

Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et la messagerie électronique.

Qualités professionnelles :

Rigueur, méthode et sens de l'organisation.

Autonomie et capacité à gérer les priorités.

Discrétion et respect de la confidentialité.

Aisance relationnelle et capacité d'adaptation à différents interlocuteurs.

Esprit d'équipe et sens du service.

Une expérience en secrétariat administratif, en assistance de direction ou en appui à des instances décisionnelles sera particulièrement appréciée.