Secrétaire

Qui sommes-nous ?

La Fédération ADMR de l'Orne anime et accompagne un réseau de 25 associations locales réparties sur l'ensemble du département. Elle représente et soutient ces associations qui proposent des services d'aide et d'accompagnement à domicile auprès des particuliers.

Dans le cadre de son activité, l'association ADMR d'Alençon recherche un(e) secrétaire en CDD à temps complet, à pourvoir dès que possible.

Votre rôle ?

Au sein de l'association, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de la structure en assurant l'accueil, le secrétariat administratif et le suivi des interventions à domicile.

Vous travaillez en lien avec les intervenants à domicile, les bénéficiaires, les bénévoles et les différents interlocuteurs de l'association. Votre organisation et votre réactivité contribuent à assurer la continuité et la qualité du service rendu aux personnes accompagnées.

Vos principales missions :

o Accueil et secrétariat

- Assurer l'accueil physique et téléphonique.
- Rédiger les courriers, documents et différents supports administratifs.
- Réaliser les travaux de secrétariat courant : frappe, mise en forme de documents, tableaux et utilisation des outils bureautiques.
- Assurer le classement, les copies et l'archivage des documents.
- Assurer les missions de secrétariat nécessaires aux bénévoles de l'association.

o Gestion des plannings et des interventions

- Assurer la gestion et le suivi des plannings d'intervention.
- Programmer et annuler les interventions en fonction des besoins.
- Assurer le suivi des hospitalisations et des situations nécessitant une adaptation des interventions.
- Organiser les remplacements en cas d'absence et répondre aux situations urgentes.
- Assurer le suivi des informations nécessaires à la continuité des interventions à domicile.
- Éditer et diffuser les plannings des salariés et des clients.

o Suivi administratif des salariés

- Participer à la préparation des éléments nécessaires à la paie.
- Assurer le suivi des convocations et des échanges avec la médecine du travail.
- Assurer le suivi des dossiers administratifs des salariés.
- Participer au suivi des recrutements et des candidatures, notamment par l'envoi des réponses aux candidats et stagiaires.

o Gestion administrative et comptable

- Effectuer des opérations administratives et comptables simples : enregistrement des chèques, suivi de la caisse, etc.
- Assurer les relances auprès des mutuelles.
- Participer au suivi administratif courant de l'association.

o Continuité du secrétariat

- Assurer, en cas de besoin, la continuité des activités du secrétariat en remplacement de la seconde secrétaire.

Le profil que nous recherchons :

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et à l'aise dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement.

Vous disposez notamment des qualités suivantes :

- Sens de l'organisation et des priorités.
- Rigueur et réactivité.
- Aisance relationnelle et qualité d'écoute.
- Capacité à gérer les situations urgentes et le stress.
- Capacité d'adaptation et esprit d'équipe.
- Maîtrise des outils bureautiques.

Une première expérience en secrétariat est appréciée.