Planificateur (trice) (H/F)

Sous la responsabilité de la Direction et du responsable de planification, le planificateur organise les interventions des aides à domicile auprès des bénéficiaires.

Gestion des plannings par secteur:

Réaliser la duplication des plannings au maximum au 15 du mois pour le mois suivant

Traiter les anomalies générées lors de la duplication (2J par mois)

Assurer les réductions d'heures par mois, en veillant à contacter le bénéficiaire

Equilibrer les heures des aides à domicile au regard des tableurs de suivis hebdomadaire et annuel des heures AD

Réaliser les remplacements prévisionnels et imprévus

Notifier les demandes de congés AD au Responsable de planning

Réaliser les mises en place des heures mutuelle uniquement (ajouter sans créer de cycle)

Gérer les modifications de cycles « mineurs » comme des ajustements de plannings à la demande des AD et des bénéficiaires

Vérifier les plannings hebdomadaires de son secteur d'attribution

Vérifier le badgeage des AD sur le logiciel et réaliser les modifications

Suivi des sollicitations AD et bénéficiaires:

Consulter les fiches contact, mails et SMS et les dispatcher aux personnes concernées. Si la demande concerne le planning, les traiter en apportant une réponse et les clôturer.

Contact avec les bénéficiaires:

Recenser les absences des bénéficiaires : compléter le tableur.

Apporter une réponse aux bénéficiaires pour toutes sollicitations en lien avec le planning : demande, modification, annulation,

Recueillir les modifications de cycle et les transmettre au Responsable de planification

Recueillir les insatisfactions et en faire part à la Responsable de Pôle Autonomie

Assurer la qualité de service auprès des bénéficiaires

Prévenir les bénéficiaires des changements significatifs de planning

Participation aux astreintes du SAAD:

Astreinte en semaine complète

Réaliser un rapport d'astreinte par mail pour chaque astreinte

Pour les différentes missions, le planificateur se réfère aux protocoles.

RELATIONS INTERNES DE TRAVAIL:

Sous la responsabilité hiérarchique :
Directeur du CCAS
Responsable du Pôle Autonomie
Responsable de planification

Liaisons fonctionnelles :
Planificateurs
Aides à domicile
Travailleurs sociaux
Pôle Accueil du CCAS
Pôle RH du CCAS
Pôle Finances du CCAS
Personnel du CCAS
Président et Vice-Président du CCAS

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Bureau situé au CCAS
Ordinateur avec logiciels bureautique
Téléphone fixe + Portable
Téléphone et ordinateur portable pour l'astreinte

Conditions d'exercice :

Travail en journée du lundi au vendredi aux horaires d'ouverture du SAAD (8H-12H30 / 13H30-17H30) en roulement
Horaires obligatoires au minimum (9h-11h45 et 14h-16h30), avec au minimum 45 minutes de pause le midi
Astreinte à réaliser (1 semaine par mois et en fonction des besoins du service)
Télétravail (droit à 1J par semaine, à convenir avec l'organisation du SAD)

SAVOIRS :

Connaissance de l'environnement des personnes en perte d'autonomie
Maîtrise de l'outil informatique
Connaître le logiciel de plannings
Connaître le cadre réglementaire régissant l'activité de l'aide à domicile
Connaître les règles d'hygiène et de sécurité

SAVOIR-FAIRE :

Bonne approche du public des personnes âgées et handicapées
Repérer, organiser et synthétiser un volume important d'informations
Discerner les informations utiles et les communiquer aux interlocuteurs appropriés
Faire face à l'urgence et à l'imprévu et tenir informé la Direction et le responsable de planification
Faire preuve de rigueur et de précision
Proposer une réponse adaptée aux besoins des demandeurs

SAVOIR-ETRE :

Travailler en équipe
Faire preuve de rigueur, d'organisation et de précision
Etre réactif face à l'urgence et à l'imprévu
Avoir un bon esprit d'équipe
Avoir des capacités d'écoute et faire preuve de diplomatie
Savoir rendre compte
Respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle