Office Manager (H/F)

Sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines, l'Office Manager garantit un environnement de
travail accueillant, sécurisé et performant pour les collaborateurs, visiteurs et partenaires de l'entreprise. Assure la coordination des services généraux relevant de son périmètre, facilite le bon fonctionnement quotidien du site et contribue à la qualité de l'expérience collaborateur ainsi qu'à l'image professionnelle de l'entreprise.

Les activités significatives :

ACCUEIL, SURETE ET INTEGRATION DES COLLABORATEURS
- Assurer le standard téléphonique de l'entreprise.
- Organiser l'accueil des visiteurs, candidats, clients, fournisseurs et partenaires.
- Gérer les badges, autorisations d'accès et formalités d'accueil dans le respect des règles de sûreté et de confidentialité.
- Veiller à l'application des consignes de sécurité lors de l'accueil des visiteurs et des nouveaux collaborateurs.
- Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs : remise des badges, équipements et informations pratiques.
- Contribuer à la qualité de l'expérience visiteurs et à l'image professionnelle de l'entreprise.

COORDINATIONS DES SERVICES AUX COLLABORATEURS
- Assurer la gestion des fournitures de bureau et des consommables.
- Coordonner les prestations de ménage et les services associés à la vie quotidienne du site.
- Organiser les commandes de plateaux-repas, paniers de fruits et autres prestations destinées aux collaborateurs et visiteurs.
- Assurer la réservation et la préparation des salles de réunion ainsi que l'organisation logistique des réunions internes et externes.
- Organiser les événements internes de l'entreprise et les actions favorisant la convivialité et l'engagement des collaborateurs.
- Apporter un support administratif à l'équipe RH sur les tâches relevant de l'assistanat de direction type saisie de note de frais.
- Être l'interlocuteur privilégié des collaborateurs pour les services relevant de son périmètre.

GESTION DES DEPLACEMENTS ET DE LA MOBILITE
- Assurer les réservations d'hôtels, de transports, de taxis et de locations de véhicules des visiteurs.
- Accompagner les collaborateurs dans l'application de la politique voyages et des procédures associées.
- Accompagner les collaborateurs dans la préparation et le suivi de leurs notes de frais.
- Assurer la gestion administrative de la flotte de véhicules de fonction et de service.

PILOTAGE DES PRESTATAIRES ET AMÉLIORATION CONTINUE
- Assurer le suivi des prestataires relevant de son périmètre et veiller à la qualité des services rendus.
- Participer à la gestion des commandes, contrats et facturations associés.
- Mettre en place et suivre les indicateurs nécessaires au bon pilotage de son activité.
- Proposer et déployer des actions d'amélioration continue visant à optimiser les services et l'expérience collaborateur.