Gestionnaire d'une école doctorale (H/F)

Affectation : Direction de la recherche et de la formation doctorale/Collège doctoral
CDD 4 mois
Démarrage à compter du 04/01/2027
Catégorie : C Corps : Adjoint technique
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Mission
Organisation administrative et pédagogique d'une école doctorale

Activités
Gestion administrative des dossiers des doctorants :
- Admissions : informations, envoi et réception des dossiers, traitement des demandes pour soumission pour avis du Conseil de l'Ecole doctorale
- Demandes de réinscriptions : réception des dossiers, traitement des demandes pour soumission pour avis du Conseil de l'Ecole doctorale
- Inscriptions administratives
- Suivi des dossiers (admissions, inscriptions, soutenance, formations)
- Organisation des soutenances : validation jury, courriers aux membres du jury, suivi du dossier de soutenance.
- Gestion des registres de soutenance et vérification des données avant l'édition des diplômes
- Travailler en collaboration avec la BU pour la mise en ligne des thèses
Organisation administrative de l'Ecole doctorale et de son Conseil
- Préparation et organisation des réunions du Conseil de l'Ecole doctorale : élaboration et diffusion des convocations (en concertation avec la direction de l'Ecole doctorale),
- Rédaction des compte-rendu de réunion
- Mise en œuvre et suivi des décisions adoptées
- Aide à la rédaction du dossier d'accréditation de l'école doctorale (quinquennal)
Organisation des activités scientifiques de l'Ecole doctorale
- Préparation des journées doctorales : réalisation des programmes
- Organisation du séjour des intervenants (le cas échéant) : transports, logement, repas ; demande de devis auprès de traiteurs, restaurants, hôtels, transporteurs ; mise en ligne
- Organisation des formations disciplinaires
Gestion financière de l'école doctorale
- Suivi du budget
- Demandes de devis, bons de commande
- Mise en place et suivi des subventions allouées aux doctorants
Gestion du site internet de l'école doctorale

Activités associées :
Accueil, veille documentaire et diffusion de l'information
- Accueil, conseil et orientation des doctorants et enseignants
- Correspondance avec les doctorants : réponse précise et circonstanciée
- Mise à jour des informations concernant l'Ecole doctorale (offres de financement, conférences, journées doctorales, etc.) sur le site internet de l'Université,
- Diffusion aux équipes de recherche des informations (bourses, fondation, prix, subventions, partenariat) transmises par les organismes et par la Direction de la Recherche
Participation à la réflexion sur l'organisation des écoles doctorales
- Harmonisation des activités et des procédures entre les différentes écoles doctorales
- Participation aux réunions de travail
- Élaboration d'un calendrier de mise en place d'une organisation identique de travail entre les écoles doctorales de l'université
Conditions particulières d'exercice

Contraintes organisationnelles :
Disponibilité en fonction de l'activité, contraintes de délais à respecter - temps forts : période de rentrée et concours de l'école doctorale
Contraintes diverses : interactions indispensables avec de nombreux interlocuteurs, traitements d'informations à caractère confidentiel.