Chef de service administratif et financier H/F (H/F)

- Présentation de l'association
L'association AEP lutte contre les formes de maltraitance en soutenant les parents dans leurs responsabilités éducatives et accueillant des enfants confiés dans le cadre de la protection de l'enfance.

- Présentation du poste
En tant qu'économe gestionnaire, vous travaillez en lien étroit avec la directrice de l'établissement. Vous assurez la gestion administrative de l'ensemble de l'établissement et intervenez sur plusieurs axes :

- Comptabilité-Gestion
Traiter les opérations budgétaires, de recettes, et dépenses,
Préparer les comptes administratifs et comptes annuels pour soumission à la Direction et au CA,
Etablir les budgets prévisionnels en lien avec la Directrice et le cabinet comptable, les situations budgétaires et contrôler la trésorerie,
Etablir des tableaux de bord de suivi des dépenses et faire un état des lieux mensuels à la Direction et aux membres du bureau,
Suivi des commandes et gestion des factures
Responsable des contrats de maintenance, des informations et de la sécurité
Gérer et suivre les différents contrats : assurance, maintenance, contrats de location.
Suivre les sinistres en rapport avec l'assurance en lien avec l'assistante de gestion,
Gérer les contrats informatique, photocopieur et téléphonie en lien avec l'assistante de direction,

- Responsable sécurité
Veiller à ce que la sécurité des biens et des personnes soit assurée en permanence
Veiller à ce que les procédures règlementaires soit appliquées, que les affichages règlementaires le soit.
Préparer les commissions et les visites de sécurité en lien avec la Directrice
S'assurer de l'entretien des locaux et des dispositifs de sécurité (SSI, .)

- Responsable Ressources Humaines
Signer les contrats de travail en CDD et CDI en l'absence de la Directrice,
Traiter les litiges et les contentieux en lien avec la Directrice,
Préparation des salaires (logiciel Octime) et lien avec le cabinet comptable,
Vérifier les compteurs CP et RTT pour l'ensemble des salariés (calculs fractionnement, mise à jour des compteurs, .)
Vérification dossiers prévoyance, mutuelle
Veiller au bon déroulement du contrat de travail d'un salarié tout le temps de sa présence au sein de l'association.
Etablir les plannings pour les services généraux et les équipes de nuit.

Gestion administrative de l'établissement
Manager l'équipe technique des Services Généraux (secrétaire, cuisinier, commis, homme d'entretien et agents de service)
Effectuer les entretiens Annuels d'Evaluation et fixer des objectifs,
Assurer le suivi des objectifs fixés,
Vérifier l'application des procédures en cuisine et le port des EPI,
Faire un point sur la gestion des stocks et les budgets associés,
Assister aux réunions de bureau, du CA et de l' Assemblée générale,
Préparer le volet administratif et financier des dossiers de subvention,
S'assurer du bon déroulement des commissions repas.

- Qualifications
Titre d'Économe gestionnaire
BTS Comptabilité Gestion
Licence professionnelle en gestion des organisations
Master en économie et gestion des organisations

- Savoir-Faire
Savoir prioriser, synthétiser les informations et alerter la Directrice en cas de difficultés.
Bonne gestion du temps et des priorités.
Capacité de délégation et de suivi
Sens des responsabilités.
Écoute et communication centrales pour le poste.

Horaires de journée forfait jour/Astreintes 1 semaine sur 4 (rémunérées 448,05€/semaine)