Assistant technico-administrative (H/F)

Appui technico-administratif à la production des études ferroviaires, avec suivi documentaire, administratif et logistique. La mission vise à fiabiliser les dossiers, les échéances et la diffusion des études.

CONTEXTE
- Activités de production d'études ferroviaires
- Besoin d'un appui technico-administratif pour accompagner les équipes
- Objectif de faciliter le fonctionnement du groupe, de fiabiliser le suivi des dossiers et de contribuer au respect des échéances de production et de diffusion des études

MISSIONS
- Gestion administrative et suivi des commandes
- Assurer le suivi des commandes de fournitures et consommables nécessaires au fonctionnement du groupe
- Recueillir les besoins auprès des collaborateurs et suivre les demandes d'approvisionnement
- Suivre les commandes en cours, les livraisons et les éventuelles relances
- Tenir à jour les tableaux de suivi administratif
- Assurer le suivi des EPI selon les procédures et outils applicables au groupe
- Gestion documentaire et reprographie
- Assurer l'interface entre les équipes de production d'études et le service de reprographie
- Centraliser et transmettre les demandes de reproduction documentaire
- Suivre les demandes de reprographie et veiller au respect des délais de mise à disposition
- Vérifier la complétude des collections de documents d'études
- Contrôler la cohérence des indices de révision des documents constituant les collections
- Identifier et signaler les documents manquants, les doublons et les incohérences d'indices
- Organiser le classement, l'archivage et la mise à disposition des dossiers d'études
- Participer au suivi des transmissions et diffusions documentaires
- Appui à l'organisation du groupe
- Organiser les réunions et assurer la réservation des salles
- Préparer les supports et documents nécessaires aux réunions
- Assurer, selon les besoins, la rédaction et la diffusion des comptes rendus
- Suivre les actions décidées en réunion et relancer les interlocuteurs concernés
- Faciliter la circulation des informations entre les différents collaborateurs du groupe
- Apporter un soutien administratif ponctuel aux responsables et aux équipes techniques
- Suivi de l'activité et reporting
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des activités administratives et documentaires
- Assurer le reporting des commandes, demandes de reprographie et dossiers en cours
- Suivre les échéances et alerter sur les retards ou les points bloquants
- Préparer des synthèses régulières à destination du responsable du groupe
- Contribuer à l'amélioration et à la fiabilisation des outils de suivi