Assistant(e) de direction (H/F)

Dans le cadre d'un surplus d'activité temporaire, l'Esdes recrute un-e assistant-e concours & admissions au sein de son service développement France et International. Le poste est un CDD de 8 mois basé sur le campus de Lyon.

QUI SOMMES-NOUS ?

L'Esdes est l'École de management à taille humaine de l'UCLy (Université Catholique de Lyon). Sur nos campus d'Annecy et de Lyon, nous formons des managers responsables, conscients de leur impact et de l'impact de chacune de leur décision sur leur environnement (social, économique et écologique).

La direction du développement de l'Esdes, rattachée à la direction générale de l'École, a pour mission la valorisation de l'École, la promotion des programmes et le recrutement des futurs étudiants en France et à l'international.

FINALITÉ DU POSTE

Participer activement au bon déroulement de nos procédures d'admissions dans le respect de nos procédures et des règlements de nos concours en visant une expérience candidat fluide et engageante.

Quotidiennement, vous assistez la chargée concours & admissions dans la gestion des admissions pour l'ensemble des programmes de l'Esdes.

MISSIONS PRINCIPALES

Participer à la gestion des admissions nationales pour l'ensemble des programmes de l'Esdes.
- Suivre et gérer près de 3000 candidatures par an sur les différentes plateformes : Parcoursup, Concours ACCES Admissions Parallèles, Atlas (logiciel interne).
- Garantir la circulation de l'information au sein de l'école en assurant la mise à jour du CRM de l'école (Hubspot).
- Garantir la collecte complète des pièces des dossiers de candidature en réalisant un suivi rigoureux et en relançant les candidats dont des pièces manquent
- Communiquer avec les candidats pour répondre à leurs questions.
- Adresser aux candidats les documents nécessaires à leur admission (convocations aux épreuves et résultats d'admissions, par exemple).

Participer à l'organisation et à la gestion opérationnelle des sessions de concours (écrits et oraux).
- Planifier les épreuves.
- Réserver les agendas des jurys et surveillants.
- Constituer les pochettes jury.
- Collecter les grilles de notation et de correction à l'issue des épreuves.

Participer à la préparation des Jurys ministériels d'admission
- Participer à la collecte et au retraitement des données
- Participer à la constitution des PV d'admission

Participer à la gestion des inscriptions administratives
- Garantir la collecte des pièces nécessaires
- Assister les étudiants dans l'utilisation de notre plateforme d'inscription
- Coordonner les inscriptions avec les autres services concernés (alternance, scolarité, international)

Collaborer avec les équipes promotion et communication des campus d'Annecy et Lyon.
- Participer aux actions de Phoning et/ou de Mailing aux candidats avant et après leur admission
- Participer ponctuellement aux actions de promotion (JPO, salons)

PROFIL

- Bonnes capacités relationnelles avec les collaborateurs et les étudiants
- Bonnes capacités d'organisation et de travail en équipe
- Sens de la communication
- Aisance orale au téléphone (dont relance sortante) et aisance écrite par email (orthographe)
- Maîtrise des outils informatiques (dont CRM et ERP)
- Rigueur / fiabilité / capacité à travailler en autonomie
- Capacité à gérer les priorités et à s'adapter à des variations de rythme et de travail
- Flexibilité horaire
- La connaissance du milieu de l'enseignement supérieur serait un plus

Le poste est basé à Lyon. Plusieurs Samedi travaillés (présence lors des concours). Travail en horaires décalés pendant la période de pic d'activité (période des concours) : démarrage tôt le matin certains jours, travail en soirée sur d'autres.

Prise de fonction : 04/01/2027