Assistant(e) d'agence (H/F)

L'assistant(e) d'agence assure la gestion administrative, organisationnelle et financière quotidienne de l'entreprise afin de garantir le bon fonctionnement de l'activité.

Principales missions :
1 - Production et planification
-Suivi administratif des dossiers.
-Planification des interventions et gestion des agendas.
-Coordination entre les equipes techniques et les clients.

2 - Gestion des inventaires
- Suivi du materiel et des equipements.
- Gestion des stocks et des approvisionnements.

3 - Facturation / Recouvrement clients
- Gestion de la facturation.
- Relance des factures impayees.
- Suivi des re glements et des encaissements.
- Échanges avec les clients concernant les situations comptables.

4 - Rapprochements bancaires
- Verification des ope rations bancaires.
- Controle de la cohe rence entre les mouvements bancaires et la comptabilite .

5 - Gestion administrative courante
- Traitement des e-mails.
- Organisation et participation aux re unions internes.
- Gestion des demandes diverses liees a l'activite de l'agence.

6 - Assistance commerciale
- Organisation des rendez-vous commerciaux.
- Qualification des prospects et gestion des agendas.
- Confirmation des rendez-vous aupre s des clients.
- Énrichissement de la base de donne es clients

7 - Relecture et contro le des rapports
-Verification de la qualite des rapports avant transmission.
- Controle de la coherence des informations et de la mise en forme.

8 - Pre paration et animation des reunions de production
- Pre paration des supports de re union.
- Suivi des actions et des indicateurs de production.
- Compte-rendu et diffusion des informations aux equipes.

Cette fonction constitue un véritable pilier opérationnel de l'agence, garantissant la fluidité des échanges, le suivi administratif et la satisfaction des clients

Temps estimatif hebdomadaire
- Production et planification : 15h00
- Facturation : 2h00
- Recouvrement : 2h00
- Rapprochement bancaire : 2h00
- Developpement commercial enrichissement de la base de donnees et prise rendez-vous : 10 h
- Support production / relecture de rapport : 1h00
- Preparation aux reunions, et reporting : 2 h
- Mails, reunion, divers : 5h