Assistant(e) Administration des ventes (H/F)

A propos de Werner & Mertz, pionnier en matière d'écologie et de développement durable :

Werner & Mertz est un groupe familial visionnaire et innovant dans le domaine des produits d'entretien écologiques. Depuis 30 ans, le groupe et sa marque Rainett accompagnent les Français au quotidien pour entretenir sainement leur maison dans le respect de l'environnement. Notre entreprise a à cœur de s'engager toujours plus loin dans sa démarche d'éco-responsabilité afin de préserver les générations futures (en matière de formulation, d'emballages, de recyclabilité, de préservation de la biodiversité, etc.).
Notre activité couvre aussi bien la grande distribution que la distribution spécialisée professionnelle.

Sous la supervision d'une responsable de service, venez rejoindre notre équipe ADV composée de 3 personnes.

Vos missions:

TRAITEMENT DES COMMANDES :

Saisir les commandes clients arrivant par tout moyen de communication et contrôler les commandes EDI Consumer de mon portefeuille client

Veiller à la conformité des commandes et au respect des CGV : délais de livraison, prix et remises, poids minimum, conditions de franco, disponibilité des produits, dates des promotions. Dans le cas contraire, contacter les clients et/ou la force de vente afin de trouver une solution

Contrôle de la disponibilité des produits dans les commandes et transmission des informations de ruptures de stock au client et/ou aux comptes-clé si nécessaire. Optimiser les délais de livraison en assurant le maximum de livraisons complètes. Suivi des livraisons.

Contrôle quotidien des commandes transmis au prestataire logistique (2 batch par jour).

Gestion et suivi des reliquats des clients.

Gestion et suivi des commandes échantillons pour le siège social et commerciaux.

Gestion des gratuits pour les clients à la demande des commerciaux.

Suivi particulier des clients bloqués en comptabilité : réalisation de factures proforma et déblocage des cdes après avis de la comptabilité.

Envoi de tous documents au client pour la bonne réalisation des livraisons (BL, factures, documents export.).

Gestion des switch articles (Conditions tarifaires, promo, reliquats).

Vérification des commandes non-facturées tous les jours.

COMMANDES EXPORT :

Echanger avec le transitaire du client et Werner (Devis, classification des produits, prise de RDV, accord pour l'armement etc.)

Récupérer les fiches de données de sécurités des produits dangereux (même en quantité limité).

Déclarer les produits dangereux pour les douanes (CERFA)

Envoi des documents à la douane (BL, facture, FDS, CERFA)

Suivi régulier des clients bloqués en comptabilité.

TABLEAUX DE BORD :

Tableau Récapitulatif des reliquats par client à la demande.

Tableau de suivi des Avoirs

Tableau de suivi des promos

Etat des ventes par client à la demande du client ou du commercial.

LITIGES :

Identifier, classifier et analyser les litiges arrivant par mail, courrier, fax, internet ou téléphone afin de les résoudre au plus vite

Créer et tenir à jour des tableaux de suivi pour chaque litige et assurer les échanges avec les différents partenaires (transport, stockage, compta.)

Réalisation des avoirs ou refacturations et envoi des pièces justificatives aux clients et aux transporteurs

Gestion des retours : transporteurs, refus client ou demande de reprise.

MUTUALISATION TRANSPORT :

Contacter les clients afin de modifier les dates de livraison afin d'optimiser les coûts transports.