Assistant / Assistante de direction

Dans le cadre d'un remplacement de 8 mois, la Direction des services numériques recherche un assistant de direction (H/F) à compter du 1er janvier 2027

Vous aimez organiser, coordonner et faciliter le travail d'une équipe de direction ? Vous appréciez les missions variées, le contact avec de nombreux interlocuteurs et la gestion de dossiers en toute autonomie ?
Rejoignez le Département du Morbihan et mettez vos compétences organisationnelles et relationnelles au service d'une direction au cœur des enjeux numériques de la collectivité.

Votre environnement de travail
La direction des services numériques (DSN) accompagne les services du Département dans leurs usages numériques et contribue au développement et à la modernisation des outils et des services informatiques de la collectivité.
En collaboration avec le directeur, vous contribuez à l'organisation de son planning, à la gestion des principales réunions de la direction et au suivi des dossiers administratifs.
Sous la responsabilité de la cheffe du pôle pilotage et gestion administrative et financière, vous interviendrez sur la gestion administrative et participerez au suivi financier de la direction.
Vous travaillerez en relation avec les chefs de services, les responsables de pôle et l'ensemble des interlocuteurs internes et externes de la direction.

Vos missions principales
- Assistant de direction
Organiser l'agenda du directeur et des réunions thématiques (direction et/ou métiers)
Collaborer avec le directeur à la mise en place d'éléments de communication de la direction par des présentations et des messages textes, audios ou vidéos
Gérer l'accueil (physique et téléphonique) de la direction avec les entreprises extérieures et les partenaires et assurer le suivi des courriers et notes pour l'ensemble de la direction
Être référent pour la direction de certains logiciels (espace collaboratif de la direction, gestion de droits, gestion des absences,.) ainsi que d'éléments administratifs (déplacements, frais, .)

-Gestionnaire administratif et financier
Traiter des informations : collecte d'éléments, classement, mise à jour de procédures
Participer à des dossiers spécifiques en toute autonomie en lien direct avec la responsable de pôle administratif et financier
Suivre la mise à jour des informations sur le budget par la tenue de tableaux de bord pour la diffusion de l'information au directeur et aux encadrants
Assurer le suivi des consommations des lignes mobiles ou copieurs à des fins de rendus statistiques et d'aide à la décision.

-Activités complémentaires
Participer au groupe de travail « communication » et organise le suivi du stock de fourniture de bureau

Ce poste est fait pour vous SI vous :
Avez de très bonnes connaissances des outils bureautiques Word et Powerpoint (Excel fonctions de base) et une bonne utilisation des outils IA pour la rédaction, présentation et communication
Maîtrisez les règles de rédaction et de communication écrite
Faites preuve de rigueur, d'organisation, d'esprit d'analyse et de synthèse afin de hiérarchiser les priorités, respecter les consignes et les délais, et rendre compte efficacement de votre activité
Disposer d'un excellent sens relationnel, savoir instaurer une relation de confiance avec les cadres et les différents interlocuteurs, tout en garantissant la discrétion et la confidentialité
Faire preuve d'adaptabilité, de mémoire, de discernement et de prise de recul dans la gestion des activités et des situations professionnelles

Et SI vous :
Faites preuve d'anticipation et d'autonomie dans la gestion de vos missions
Faites preuve de curiosité intellectuelle et d'ouverture d'esprit, vous cherchez à enrichir vos connaissances, à découvrir de nouvelles approches et à vous adapter aux évolutions
Etes force de proposition, savez prendre des initiatives, suggérer des améliorations et contribuer activement à la recherche de solutions