Assistant / Assistante de direction

La résidence services seniors Les Jardins d'Arcadie à Mont-Saint-Aignan recherche un.e Assistant.e de direction / Secrétaire médico-administratif dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité à compter du 14 décembre.

Rattaché.e directement à la Direction, vous occupez une fonction centrale dans le fonctionnement quotidien de la résidence.
Vous êtes un interlocuteur privilégié des résidents et de leurs familles et travaillez en lien étroit avec la Direction, l'équipe de la résidence, les professionnels de santé et les différents intervenants extérieurs.
Nous recherchons une personne polyvalente, organisée et dotée d'un excellent relationnel, capable d'assurer à la fois des missions d'assistanat de direction et de coordination médico-administrative.

Vos missions principales
Assistanat de direction et gestion administrative:
Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
gérer les appels, courriels et courriers ;
gérer les agendas et organiser les rendez-vous ;
rédiger et mettre en forme les courriers et documents administratifs ;
assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers ;
suivre les tableaux de bord et dossiers administratifs ;
accompagner la Direction dans l'organisation quotidienne de la résidence ;
assurer une bonne transmission des informations entre la Direction, les équipes et les différents interlocuteurs.

Relations avec les résidents et leurs familles
Accueillir, écouter et orienter les résidents et leurs proches ;
recueillir les demandes et en assurer le suivi ou la transmission ;
accompagner les résidents dans certaines démarches administratives ;
apporter des réponses adaptées ou orienter vers le bon interlocuteur ;
contribuer à maintenir une relation de proximité, de confiance et de bienveillance avec les résidents et leurs familles.

Secrétariat médico-administratif et coordination
Organiser et coordonner les rendez-vous médicaux et paramédicaux ;
assurer les échanges avec les médecins, infirmiers, kinésithérapeutes, pharmacies, laboratoires, établissements de santé et autres professionnels ;
assurer le suivi administratif des rendez-vous et interventions ;
transmettre les documents nécessaires dans le respect de la confidentialité ;
participer à l'organisation des transports ou accompagnements liés aux rendez-vous ;
faciliter la circulation des informations entre les différents intervenants.
Ces missions relèvent de la coordination et du secrétariat médico-administratif et ne comprennent pas la réalisation d'actes médicaux ou infirmiers.

Astreintes
Le poste comprend une participation au roulement des astreintes de la résidence à raison de :
1 semaine d'astreinte toutes les 4 semaines. Vous pouvez être amené.e à travailler de nuit pour remplacer une personne absente.