Assistant administratif de la logistique / Assistante administrat (H/F)

Au sein du service Maintenance-Logistique, vous contribuez au bon fonctionnement des activités en assurant la gestion administrative, le suivi des moyens généraux et la coordination des prestations et approvisionnements.

Ce poste est principalement administratif et nécessite une très bonne maîtrise des outils bureautiques ainsi qu'une réelle aisance avec les logiciels professionnels.

Vous travaillez en lien avec les différents services, les fournisseurs, les prestataires et les interlocuteurs de la filière achats.

Les missions :

Gestion administrative et suivi des activités :

- Assurer le suivi administratif des contrats et des prestations liés aux moyens généraux.
- Contrôler les factures et enregistrer les engagements et les réceptions dans les logiciels dédiés.
- Participer à la préparation et au suivi des budgets.
- Alimenter et actualiser les tableaux de suivi.
- Participer à la gestion informatisée des inventaires.

Approvisionnements et moyens généraux :

- Assurer le suivi des commandes et des approvisionnements.
- Suivre les stocks, les équipements et les biens mobiliers.
- Planifier et suivre les interventions des prestataires.
- Vérifier la bonne exécution des prestations et signaler les dysfonctionnements.
- Contribuer à l'amélioration du fonctionnement des moyens généraux.

Coordination et relations professionnelles :

- Collaborer avec les différents services et les interlocuteurs de la filière achats.
- Assurer les échanges avec les fournisseurs et les prestataires.
- Veiller au respect des procédures internes, notamment en matière d'achats et de prévention.

Profil recherché :

Nous recherchons avant tout une personne disposant de solides compétences administratives, d'une excellente aisance informatique et d'une capacité à apprendre rapidement l'utilisation de nouveaux outils professionnels.

Compétences indispensables :

- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Word et Outlook.
- Capacité à travailler quotidiennement avec plusieurs logiciels et applicatifs métier.
- Aptitude à saisir, contrôler, organiser et exploiter des données administratives.
- Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et à respecter les échéances.
- Qualités rédactionnelles et relationnelles adaptées aux échanges professionnels.

Compétences appréciées :

- Expérience dans le suivi administratif de commandes, contrats ou factures.
- Connaissances en gestion budgétaire ou en approvisionnement.
- Pratique de logiciels de gestion administrative ou financière.

Qualités attendues :

Rigueur, méthode, organisation, autonomie, sens du service, capacité d'adaptation et aptitude au travail en équipe.

Une expérience préalable dans le domaine de la logistique n'est pas exigée.

Les candidatures issues de fonctions administratives, d'assistanat de gestion, de gestion de dossiers ou de suivi d'activité sont les bienvenues.

Une formation aux procédures internes et aux applicatifs spécifiques utilisés dans la structure pourra être assurée lors de la prise de fonction.

Informations complémentaires :

Ce poste est à dominante administrative. Il ne correspond pas à une fonction de magasinier, de préparateur de commandes ou de manutentionnaire.

La priorité est donnée aux compétences bureautiques, à la fiabilité du traitement administratif et à la capacité d'utiliser efficacement les outils informatiques professionnels.