Assistant administratif de la logistique / Assistante administrat (H/F)

Présentation de l'entreprise

KEI Prestation et Services est une entreprise spécialisée dans le nettoyage industriel et les services associés aux chantiers. Elle propose également des prestations logistiques, notamment la manutention, la conduite d'engins et les transferts de chantiers.

Dans le cadre de son activité, l'entreprise recherche un(e) Gestionnaire logistique et administratif (H/F) pour assurer la coordination des moyens logistiques et le suivi administratif de ses opérations.

Basé(e) dans les bureaux de l'entreprise à Bussy-Saint-Georges, vous travaillerez en lien étroit avec les chefs d'équipe, les conducteurs de travaux, les fournisseurs, les clients et la direction.

Vos missions
1. Gestion logistique
Planifier et suivre les approvisionnements en produits, matériels et consommables nécessaires aux interventions.
Gérer les stocks, anticiper les besoins et assurer le suivi des commandes clients.
Organiser et coordonner la logistique des interventions et les transferts de chantiers.
Planifier les moyens humains et matériels nécessaires aux opérations : équipes, engins et véhicules.
Coordonner les besoins logistiques avec les chefs d'équipe et les conducteurs de travaux.
Assurer la gestion, la mise à disposition et le suivi du matériel.
Établir et suivre les bons de commande et les bons de livraison.
Suivre les dépenses et les éventuelles ruptures de stock.
Proposer des améliorations afin d'optimiser l'organisation logistique et la gestion des ressources.

2. Gestion administrative et suivi de l'activité

Assurer le suivi administratif des chantiers et des interventions.
Collecter, vérifier et suivre les heures travaillées par les équipes.
Établir les devis, préparer la facturation et assurer le suivi des factures clients.
Suivre les règlements, effectuer les relances en cas d'impayés et participer au suivi des dossiers contentieux.
Participer aux recrutements et assurer le suivi des formalités administratives d'embauche.
Préparer les éléments variables de paie, assurer la transmission des bulletins de salaire et préparer les éléments nécessaires aux virements de salaires, selon l'organisation interne.
Assurer le classement, la mise à jour et le suivi des documents administratifs liés aux chantiers, aux clients et aux fournisseurs.
Veiller à la fiabilité des informations administratives et au respect de la confidentialité des données.

3. Coordination et suivi opérationnel

Assurer la circulation des informations entre les équipes de terrain, les fournisseurs, les clients et la direction.
Veiller à la cohérence entre les commandes, les livraisons, les interventions réalisées, les heures travaillées et les éléments de facturation.
Participer au suivi des coûts et à l'amélioration des méthodes de travail.
Mettre à jour les tableaux de suivi et assurer la transmission des informations nécessaires au bon fonctionnement de l'activité.

Profil recherché
Formation et expérience
Formation de niveau Bac+3 à Bac+5 en logistique, supply chain, gestion ou administration.
Une première expérience en gestion logistique, approvisionnement, administration ou coordination d'activités opérationnelles serait appréciée.

Compétences techniques

Bonne maîtrise de Microsoft Excel et Word.
Capacité à utiliser des tableaux de suivi et des outils de gestion administrative.
Connaissances en gestion des stocks, approvisionnements et planification logistique.
Maîtrise des procédures de commande, de livraison et de facturation.
Bonne maîtrise du français, à l'écrit comme à l'oral.

Qualités professionnelles

Rigueur et sens de l'organisation.
Réactivité et capacité à gérer les priorités.
Polyvalence et autonomie.
Bon relationnel et sens de la communication.
Discrétion et respect de la confidentialité.

Conditions du poste

Contrat : CDI à temps plein.
Durée du travail : 35 heures par semaine.
Prise de poste : 9 novembre 2026.