Assistant Administratif, Comptable et Commercial (H/F)

POSITION DANS LA HIÉRARCHIE :
Cogérants → Artisans Coopérateurs → Assistante + Conducteur travaux

COMPÉTENCES ATTENDUES :
- COMMERCIAL
o Assurer l'accueil physique et téléphonique pendant les heures de bureau,
o Traiter les demandes de contacts via notre site internet, notre standard téléphonique et les réseaux sociaux
o Assurer un suivi des prospects et des clients en phase de projet comme en phase de réalisation,
o Participer aux différentes actions commerciales de la coopérative (portes ouvertes, salons, mise en place d'outils de communication, .).

- ADMINISTRATIF
o Assistance au chef de projet dans la réalisation des dossiers et documents administratifs (CCMI), permis de construire
o Rédaction des contrats (sous-traitant, adhésion.)
o Souscription des différentes assurances (garantie de remboursement, dommage/ouvrage, .)
o Envoi et réception des courriers postaux et e-mail
o Réalisation des factures et des avenants aux clients
o Paiement des factures artisans après pointage avec la maîtrise d'œuvre
o Prise de note aux réunions mensuelles pour rédaction du compte rendu : 1 vendredi/mois
o Réalisation des comptes rendus des différentes réunions (groupes de travail, réunions techniques .)
o Rédaction et impression des documents de réception, levée des réserves, SAV
o Gestion des différentes demandes d'assurances liées aux contrats
o Préparation Assemblée Générale
o Gestion des documents des ouvrages exécutés / réalisation du document avant réception de travaux
o Gestion des besoins administratifs avec les artisans coopérateurs (Assurances, RGE, Entrée/Sortie.)
o Gestion de la trésorerie (Relance clients retard règlement)
o Gestion des éléments comptables à transmettre au cabinet (factures, Bilan, rapprochement écritures.)
o Gestion des paies, des congés et des absences
o Suivi financier des chantiers

- ORGANISATION
o Organisation générale de travail - autonomie - rigueur - assiduité - prise de décision
o Tenir une arborescence organisée et claire des dossiers sur serveur de la coopérative
o Suivre une mise à jour régulière du serveur Nas pour les artisans + SCOPLAN
o Alimenter chaque jour la plateforme Scoplan pour les clients et les artisans
o Suivre une sauvegarde 1 fois par semaine des disques durs externes de sauvegarde

- LOGICIEL
o Microsoft Office, Progemi, Scoplan

HORAIRES DE TRAVAIL :
35h00 : lundi au vendredi 8h30 - 12h30 / 14h00 - 17h00 (adaptable si besoin)
Diplôme requis dans la gestion administrative, comptable et/ou commerciale.
Expérience minimum attendue .