Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

Assurer le suivi administratif, budgétaire et comptable des activités et dispositifs portés par le GIP FIPAN, en garantissant la fiabilité des opérations, la conformité réglementaire et la traçabilité des pièces.

Gestion comptable et financière des activités du GIP
Assurer le traitement comptable des dépenses :
Établissement et suivi des bons de commande
Contrôle de la conformité des factures (service fait, pièces justificatives, marchés)
Préparation des mandatements
Gestion des frais de déplacement selon la réglementation en vigueur
Assurer le traitement comptable des recettes :
Émission et suivi des titres de recettes / ordres à recouvrer
Suivi des encaissements
Relances en lien avec le RAF
Suivre les opérations de trésorerie et de banque :
Rapprochements bancaires
Suivi des encaissements et des restes à recouvrer
Appui au suivi de la trésorerie
Participer aux travaux de clôture comptable :
Opérations d'inventaire (charges à payer, produits à recevoir, CCA.)
Classement et préparation des pièces justificatives pour le compte financier
Mettre à jour les tableaux de bord financiers :
Suivi budgétaire par action/dispositif
Suivi des dépenses et recettes par financeur
Suivi des engagements.

Gestion administrative des dispositifs et activités
Assurer le suivi administratif des conventions et marchés :
Mise en forme, suivi des signatures
Suivi des échéances financières et administratives
Archivage réglementaire
Gérer les relations administratives en lien avec la cellule appel d'offre dans le cadre des exigences des financeurs pour ce qui relève du contrôle de service fait.
Assurer le suivi administratif des actions :
Collecte et vérification des pièces administratives
Contrôle de la complétude des dossiers avant transmission aux financeurs
Appui aux équipes opérationnelles dans la constitution des dossiers
Réaliser les relances administratives et financières (factures impayées, pièces manquantes)
Assurer le classement, l'archivage physique et numérique des dossiers dans le respect des règles de conservation des pièces comptables et administratives

Appui budgétaire, comptable et institutionnel
Participer à la préparation budgétaire :
Collecte des données
Mise en forme de tableaux de préparation budgétaire
Appui au suivi de l'exécution budgétaire
Contribuer à la préparation du compte financier

Qualité, procédures et conformité réglementaire
Participer à la mise en œuvre et à l'actualisation des procédures administratives et financières internes
Contribuer au respect des règles de la comptabilité publique et des exigences des financeurs
Appuyer la veille réglementaire administrative, financière et juridique
Participer aux démarches qualité et aux contrôles internes (traçabilité, sécurisation des procédures)
Produire des notes et rapports de suivi administratif et financier

Compétences techniques
Bonne maîtrise des principes de la comptabilité publique
Connaissance des règles de gestion budgétaire des établissements publics / GIP
Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel (tableaux de suivi, formules)
Capacité à utiliser des logiciels de gestion comptable et financière
Connaissance des règles de justification des dépenses sur financements publics appréciée
Compétences organisationnelles
Sens de l'organisation et gestion des priorités
Capacité à respecter des échéances multiples
Rigueur dans le traitement et le classement des pièces
Compétences relationnelles
Capacité à travailler en équipe avec les services administratifs et pédagogiques
Aisance dans les échanges avec partenaires, fournisseurs et financeurs
Qualités rédactionnelles et clarté dans la communication écrite
Qualités personnelles
Autonomie et sens de l'initiative
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Fiabilité et sens des responsabilités
Polyvalence et adaptabilité aux besoins du service